תחילת פרויקט מתייחסת לסדרת פעולות הכוללות את המשימות לביצוע הפרויקט, להגדרת היקפו על סמך היעדים, וכן לבחירת הצוות הדרוש לביצועו.
ראשיתו של פרויקט, במילים אחרות, הוא השלב בו אנו מחליטים מה אנו רוצים לעשות ומי הולך לעשות זאת. לכן זהו השלב הראשון של כל פרויקט ובלעדיו לא ניתן היה לבצע את האחרים. בדרך כלל זה מביא לשני מסמכים. מצד אחד, מה יהיה אמנת הפרויקט ומצד שני מסמך ההיקף.
החשיבות של פתיחת פרויקט. שלושת התחומים
לשלב ההתחלה יש חשיבות עצומה, שכן הוא משמש נקודת התחלה עבור האחרים.
אבל בנוסף, זה מבוסס על שלושה תחומי עניין שיש לקחת בחשבון:
- המוצר: זה אולי התחום הרלוונטי ביותר. כדי להתחיל פרויקט אתה צריך לדעת לאן אתה רוצה להגיע. כלומר, מה אנחנו הולכים לייצר, להציע או לספק.
- התהליך: אנחנו כבר יודעים מה אנחנו הולכים לעשות ועכשיו עלינו ללמוד כיצד לעשות זאת. השיטה היא הדרך בה נפיק את הטוב או השירות או לספק את הצורך החברתי הזה. לכן, אנו יכולים לומר שזו הדרך שבה נבצע את זה.
- אֲנָשִׁים: ברגע שנדע מה אנחנו הולכים לעשות, עלינו לבחור את האנשים שיעשו זאת. תחום זה קשור למשאבי האנוש הדרושים ולמשימות שיש לבצע. שיטות הקצאה כמו הונגרית יכולות לעזור.
שגיאות בתחילת הפרויקט
כאשר אנו מחליטים לפתוח במסע עסקי או חברתי, עלינו לקחת בחשבון כמה טעויות שניתן לעשות. הכרתם תעזור לדעת לחזות אותם ובעיקר להצליח לפתור אותם בזמן.
- טעות ראשונה, הפרויקט אינו ברור ותמציתי: למרות שזה נכון שהחיים מלאים באירועים בלתי צפויים, אלה חייבים להיות בדיוק זה, חריגות מהתוכנית המקורית. עם זאת, מקובל מאוד שמתחילים את הפרויקט מבלי לדעת בדיוק מה אנחנו רוצים, אך זו טעות שעלינו להימנע ממנה.
- טעות שנייה, ריצה לפני הליכה: זה, אולי, אחד החשובים ביותר. וזה לא מקדיש את הזמן הדרוש לכל שלב. ההתחלות תמיד איטיות ולכן משתלם להיות סבלני. אם ננסה להאיץ את זה, אנו עשויים להיות עם בעיה גדולה יותר.
- טעות שלישית, חוסר תקשורת: זהו, אולי, אחד הנפוצים ביותר. אנחנו נפגשים עם הצוות כדי לברר מה אנחנו הולכים לעשות, וברגע שאנחנו מתחילים בפעילות, אנחנו לא עושים את זה שוב. עליכם להיפגש מעת לעת, מבלי להגזים, אך כן, כאשר רעיונות הפגישה ברורים כדי למנוע בזבוז זמן.
דוגמה להקמת פרויקט
לבסוף, בואו נסתכל על דוגמה לסיום ההבנה ממה מורכב שלב זה.
בואו נדמיין חברה שרוצה להציע שירות פלטפורמת ועידת וידאו לעובדי הטלוויזיה. אנו מתחילים מפרויקט מסוים, ונראה כיצד שלב זה יתפתח תוך התחשבות, בתורו, בשגיאות שהוזכרו לעיל.
כפי שאנו רואים, תחילתו של פרויקט מבוססת על שלוש הנחות יסוד: הראשונה, בה עלינו להיות ברורים מה אנו רוצים, תוכנת ועידת וידאו לעובדי הטלוויזיה. שנית, עלינו לקבוע מועדים סבירים לכל אורך התהליך, מכיוון שלכל דבר יש זמן ולעשות זאת אינה משימה קלה. שלישית, ואחרונה, יש לנו תקשורת מכיוון שאתה צריך להיפגש עם הצוות מעת לעת כדי לבדוק את ההתקדמות.