תרשים החשבונות הוא רשימה שבה מופיעים האלמנטים הדרושים לחשבונאות הפעולות שמבצעת חברה. אלמנטים אלה כוללים הן נכסים, התחייבויות והון עצמי, כמו גם הוצאות והכנסות שנגרמו לחברה.
רשימה זו מאפשרת פשט חשוב בשליטה בחשבונאות. לדוגמא, בפעולה שמשפיעה על מלאי ההון, מספיק לציין את המספור שנקבע בתרשים החשבונות; שבמקרה זה יהיה 100.
תרשים החשבונות הוא אחד מחמשת החלקים אליהם מחולקת תוכנית החשבונאות הכללית הספרדית. האחרות הן המסגרת הרעיונית, תקני ההקלטה וההערכה, החשבונות השנתיים וההגדרות והקשרים החשבונאיים.
חשבונות חשבונאייםמבנה תרשים חשבונות
בתרשים החשבונות אנו מוצאים חלוקה של האלמנטים ברמות שונות, מגנריות יותר וספציפיות יותר:
- הקבוצה: מתייחס לרמה הכללית ביותר וממוספר בספרה אחת. תרשים החשבונות מחולק לתשע קבוצות: מימון בסיסי; נכסים שאינם שוטפים; מניות; נושים וחייבים לפעולות שונות; חשבונות פיננסיים; רכישות והוצאות; מכירות והכנסות; הוצאות הנגבות מההון העצמי; הכנסות המיוחסות להון. לדוגמא, מימון הליבה תואם לקבוצה 1.
- תת-הקבוצה: הוא מקודד בשתי ספרות. הכוונה היא להיקף פחות כללי מאשר הקבוצה. דוגמאות לקבוצות משנה הן 21 המתייחסות לרכוש, צמח וציוד; או 44, חייבים שונים.
- חֶשְׁבּוֹן: הוא מקודד בשלוש ספרות. זוהי החלוקה המשומשת ביותר בחשבונאות. היתרון בשימוש בחשבונות הוא שהם מספיק קונקרטיים ובאותה עת, פחות מורכבים מהרמה הבאה, חשבון המשנה. דוגמאות לחשבונות הן 430, שהוא חשבון הלקוח; או 640, הכוונה לשכר ומשכורות.
- חשבון המשנה: הוא מקודד בארבע ספרות והוא, למעט כמה יוצאים מן הכלל, הרמה הספציפית ביותר שמציע תרשים החשבונות. דוגמה לחשבון משנה היא 4700 המופנה לאוצר הציבורי, חייב במע"מ.
שימושיות ואופי חובה של טבלת החשבונות
השימוש בתרשים החשבונות אינו חובה עבור חברות. לרבים מהם יש תרשים חשבונות משלהם, מכיוון שהתוכנית שמציעה תוכנית החשבונאות הכללית עשויה להיות לא ספציפית מספיק. אחרים בוחרים בתרשימים חלופיים מטעמי נוחות או סודיות.
עם זאת, עבור חברות קטנות יותר, תרשים החשבונות הוא מדריך שימושי מאוד לביצוע החשבונאות שלהן. יש גם תרשים חשבונות עבור חברות קטנות ובינוניות; הרבה יותר פשוט מהכלל.