ניהול פרויקטים הוא תהליך שמבטיח את פיתוח הפרויקט מתחילתו ועד סופו עם כל המשאבים שהוקצו ובזמן המתוכנן.
ניהול פרויקטים הוא תחום שנלמד בעיקר מנסיון. בניגוד למה שקורה עם ניהול עסקים באופן כללי, אין כל כך הרבה ביבליוגרפיה קשורה.
וזה שהפרויקטים יכולים להיות בעלי אופי שונה; מסחרי, סביבתי, משפטי, חינוכי וכו '. ולכל אזור יש מגבלות וגורמים שיכולים להשפיע על הפרויקט לעבור שינויים בתכנון המקורי שלו, המוארך בזמן או במשאבים.
תכונות ניהול פרויקטים
קשה לציין זאת בהגדרה, אך ניתן לפשט זאת באופן הבא.
לפרויקט יש מטרה, אותה יש לחלק למספר ספציפי יותר. כן, דומה מאוד לחקירה, אך במקרה זה, לכל מטרה ספציפית חייבים להיות לפחות המרכיבים הבאים:
- זמן ביצוע.
- מטרת ביצוע.
- משאבים משויכים.
- לוח הזמנים לביצוע (מרץ עד דצמבר, למשל, כולל כל ימי העסקים, כגון חגים וחגים).
- מדדי ניטור.
- אחראי על מטרה זו.
כלי שימושי מאוד לניהול פרויקטים הוא תרשים גאנט, המאפשר לך לדמיין גרפית את הפרויקט, ולהפיץ כל אחד משלביו בצבע.
נקודה חשובה מאוד נוספת היא ניטור קבוע ותכנית מגירה לכל מקרה.
בעת תכנון הפרויקט טוב לערוך רשימה של הסיכונים האפשריים והצעדים שיש לנקוט אם הם אמורים להתממש. זה יאפשר לך לפעול במהירות מבלי לאלתר.
התבונן כל הזמן בפעילויות ותקציב
ביצוע הפעילויות חייב להיות עקבי עם אחוז התקציב עד היום, ולכן חשוב לקבוע שלבים. לדוגמא, פרויקט עם שלושה שלבים:
- 1: מרץ עד 30 ביוני% מהפעילויות ו -20% מהתקציב
- 2: יוני עד ספטמבר 50% מהפעילויות ו -50% מהתקציב
- 3: אוקטובר עד דצמבר 100% מהפעילויות ו- 100% מהתקציב
אם ניקח את האמור לעיל, זה יהיה מסוכן אם, למשל, בשלב 2 רק 40% מהפעילויות היו מבוצעות, ובכל זאת, 50% מהתקציב הוצאו. זה משאיר צמצום של 10% במשאבים שיש להתאים לאורך הדרך, מה שמותיר את הפרויקט בפני שינויים נוספים.
קריאה נוספת שיש לדוגמא זו היא כי ברבעון האחרון יש ביצוע מאוד זריז ואינטנסיבי, מכיוון שמחצית מהפרויקט מפותח, לכן חשוב מאוד לפקח עליו.
באופן כללי, יש נטייה לחשוב שלפרויקטים יש ביצוע פרופורציונלי. כלומר הפעילויות מופצות בצורה שוויונית לאורך כל התקופה, אך במציאות זה יהיה תלוי בסוג הפרויקט שמבוצע.
אם מדובר בפרויקט חינוכי, מבחינה לוגית יש להתאים את זה לחודשי התלמידים בבית הספר, ולהשאיר את חופשות החופש פנויות או עם פחות פעילויות.
דוגמא חשובה נוספת קשורה למזג האוויר. בפרויקטים של בנייה, למשל, יש עיכובים בחודשי החורף, מכיוון שהגשמים או הקור גורמים לשינויים ולמצבי חירום לטפל בהם.
בקיצור, ניהול פרויקטים דורש הערכה מוקדמת בתחומים הכספיים, הטכניים, הסביבתיים, המשפטיים והתקשורתיים, כדי לראות איזו השפעה תהיה לה על הסביבה, או איזה מכות היא עלולה לסבול במהלך התפתחותה.
זו הסיבה שבכל פעם המיזמים מורכבים מצוותים רב תחומיים התורמים ידע מתחומים שונים במטרה לצמצם את אי הוודאות ולהגיע לביצוע הרצוי בזמן שנקבע. בסופו של דבר זה יהיה ניהול פרויקטים מוצלח.