ניהול תהליכים

תוכן העניינים:

Anonim

ניהול תהליכים הוא גישה הרואה בארגון רשת של תהליכים קשורים וקשורים זה לזה. לכן זו הדרך לנהל ארגון על בסיס התהליכים המתבצעים.

אין ספק שתהליך הוא רצף פעילויות שמטרתו להוסיף ערך לקלט כדי להשיג תוצאה או פלט. כל התפוקה חייבת לספק צורך או דרישה של הלקוח הפנימי או החיצוני של החברה.

כמובן שלכל תהליך, בין אם פשוט או מסובך, גדול או קטן, חייב להיות קלט, טרנספורמציה ופלט. הקלט הוא כל משאב או קלט שיש לשנותו. טרנספורמציה היא תהליך העבודה שמוסיף ערך לתשומות ומקבל תוצאה. התפוקה מהווה את התוצאה הסופית, כמו הטובין או השירות שמצליח לספק צורך.

בנוסף, ניהול ממוקד תהליכים עומד בניגוד למבנה המסורתי של ארגונים מבוססי תפקודים. הרעיון הבסיסי הוא להוסיף ערך ללקוחות פנימיים וחיצוניים. מסיבה זו, שיפור מתמיד של כל התהליכים מבוצע באמצעות זיהוי, תיאור ותיעוד שלהם.

איך יודעים אם פעילות היא תהליך?

למעשה, לא כל הפעילויות המתבצעות בחברה יכולות להיחשב כתהליך. כדי לראות פעילות כתהליך עליך:

1. שיהיה לך מטרה ברורה ומטרה

כל פעילות המסווגת כתהליך חייבת לענות למשימה ולמטרות שקבע הארגון. פעילויות אלה חייבות לענות על מה שהחברה מצפה לעשות.

2. יש להגדיר את הפעילות במדויק

כל חברי הארגון חייבים לדעת במדויק כיצד צריך לבצע כל תהליך. גם כאשר מועסק עובד חדש, תוכל לקבל גישה למקורות מתועדים המציינים כיצד כל פעילות מתבצעת.

3. עליו להכיל כניסות ויציאות

כמובן, בכל תהליך חייב להיות קלט של תשומות או חומרי גלם שיש להפוך לתוצאה סופית. תוצאה זו היא מה שמכונה תפוקת התהליך המוסיפה ערך ללקוחות פנימיים וחיצוניים.

4. ניתן לזהות ספקים, לקוחות ומוצר סופי

מטבע הדברים, הספקים יהיו כל אלה המספקים את התשומות או חומרי הגלם לביצוע התהליך. הלקוח יהיה מקבל הטובין או השירות שנוצר. התוצר הסופי הוא אמנם תפוקת הערך שהתהליך מייצר.

5. ניתן לחלק את הפעילות למשימות או לתהליכי משנה

לכל תהליך עשויה להיות מטלה אחת או יותר שתבוצע על ידי אחת או על ידי קבוצה של אנשים האחראים לביצועה.

6. ניתן לתעד

ניתן לתעד את כל הפעילויות הללו באמצעות מתודולוגיית ניהול תהליכים, תוך הגדרת זמנים, משאבים ועלויות. כל הרשומה המתועדת הזו מבטיחה עמידה בתקני האיכות.

7. יש הקצאת אחריות

אין ספק, תהליך מחולק למשימות שיש לבצע במחלקה או בכמה מחלקות בחברה. כל פעילות צריכה להוסיף ערך ללקוחות פנימיים, אם אנחנו מדברים על תהליך משנה, או חיצוני, אם זה השלב האחרון של יציאת התהליך. בכל שלב חייב להיות אחראי על כל אחת מהיציאות.

מדוע חשוב להיות מבוסס תהליכים?

זה הגיוני להניח כי ניהול תהליכים מגדיר את התהליכים שיש לבצע בצורה מובנית בעבר, תוך בחינה מתמדת כדי למצוא הזדמנויות לשיפור. זאת, מכיוון שאם משופרים באופן שוטף את תהליכי הארגון, הדבר מסייע בשיפור התפקוד הכולל של הארגון.

ואכן, ההתמקדות בתהליכים מאפשרת ראייה מקיפה על תפעול החברה בכלל ובעולם. כמו כן, היא מכירה בכך שעל החברה להיות בעלת מבנה אופקי כדי להגיב למעגל התהליך באופן מלא.

בנוסף, כל התהליכים מחפשים שביעות רצון לקוחות. כשמדברים על תהליך מיקרו הוא כולל רק תהליכים פנימיים המספקים את צרכי הלקוחות הפנימיים. כעת, תהליך מאקרו כולל תהליכים פנימיים וחיצוניים כאחד בכדי לספק לקוחות פנימיים וחיצוניים בארגון.

באופן דומה, עם התמקדות בתהליכים, החברה תוכל להשיג יתרון תחרותי, שכן סוג זה של ניהול נותן עדיפות לשביעות רצון הלקוחות. המשמעות היא שחברות נאלצות למקסם את יעילותן. כתוצאה מכך, חובה כי ארגונים יבקשו שיפור מתמיד בתהליכים שלהם, ובתורו, של החברה באופן כללי, שיציעו פתרונות טובים יותר לבעיות לקוחות.

יתרונות ניהול תהליכים

לניהול תהליכים יש את היתרונות הבאים:

1. צמצמו עלויות פנימיות מיותרות

ראשית, החברה יכולה להפחית עלויות מיותרות בתהליכים שלה, מכיוון שהיא יכולה לבטל משימות או צעדים שאינם מוסיפים ערך. לכן, אם מסולקים צעדים מיותרים, גם העלויות מתבטלות.

על ידי ביטול פעילויות שאינן מוסיפות ערך, התהליך הופך מדויק יותר והחברה יכולה להתמקד יותר בעמידה בדרישות הלקוח, צרכי וציפיות. בסך הכל זה חוסך משאבים כמו זמן, כסף ומאמץ אנושי.

2. קצר זמני אספקה

לאחר מכן, זמני ההובלה או זמני ההובלה יכולים להתקצר על ידי זיהוי זמן השבתה של מחזור התהליך. מסיבה זו, תהליכים מסולקים ומייעלים.

3. משפר את האיכות והשירות הנתפס על ידי הלקוח

מצד שני, על ידי שיפור האיכות והשירות המוצע, הלקוח מספק טוב יותר את צרכיו. לגרום ללקוחות לאהוב לשמור על קשר עם החברה.

4. לשלב פעילויות שירות נוספות

כמו כן, גישה זו מקלה מאוד להוסיף יתרונות נוספים בשירות הלקוחות. למצרפי השירותים הללו עלות נמוכה ונתפסים בקלות על ידי הלקוח.

מאפייני ארגונים המשתמשים בניהול תהליכים

1. התהליך שולט על פני המבנה

מלכתחילה חברות המיישמות ניהול תהליכים רואות שמבנה החברה אינו אלא התשתית לביצוע התהליכים. לכן הם נותנים רלוונטיות לתהליכים והאסטרטגיות מתוכננות על בסיס התהליכים.

2. הארגון שלה הוא רוחבי

שנית, ניהול תהליכים גורם לארגונים להגדיר את עצמם כמערכת או מערכת של תהליכים ותתי תהליכים המאפשרים השגת יעדים. המטרה העיקרית של כל התהליכים היא לייצר ערך עבור הלקוח.

3. שימוש במידע

שלישית, ארגונים נותנים ערך רב למידע על התהליכים והפעילויות השונות שיש לבצע. זרימת המידע המתמדת חיונית להפעלה מוצלחת בכל התהליכים ובתפעול הכללי של החברה.

4. הם מחוללי ערך

לבסוף, ארגונים המיישמים ניהול לפי תהליכים הם מחוללי ערך. מאותה סיבה שהיא מבוססת על תהליכים, כל פלט מהווה ערך מוסף באמצעות המוצרים והשירותים שהם מציעים. וזו המטרה הבסיסית של כל תהליך.

שלבי ניהול תהליכים

השלבים החשובים ביותר ביישום ניהול תהליכים הם:

1. מידע, הכשרה והשתתפות

ניהול תהליכים הוא דרך חדשה לניהול. לכן, חיוני שכולם יידעו והוכשרו לפני יישום התהליכים. בנוסף, יש ליידע את כולם לגבי היעדים אותם מבקש התהליך, מהם שלביו ואיזה שיתוף פעולה נדרש.

2. זיהוי תהליכים

כמובן שיש לזהות את התהליכים בצורה ברורה. לכן יש לערוך רשימה של כל התהליכים המתבצעים. כל תהליך חייב לכלול:

  • שם.
  • הפעילויות והצעדים שעליך לנקוט.
  • מפת תהליכים.

3. בחירת תהליכים רלוונטיים

יש לציין כי התהליכים הרלוונטיים הם אלו שמוסיפים את הערך הרב ביותר וחשובים מאוד לחברה לבצע ביעילות. מסיבה זו יש להם השפעה משמעותית על היעדים האסטרטגיים של החברה.

4. להקים אחראי

לאחר שזוהו התהליכים הרלוונטיים, הם מקבלים מנהל. על האחראי להיות האחריות והאוטונומיה הדרושים למימוש היעדים האסטרטגיים.

5. ניתוח תהליכים ואיתור בעיות

כל תהליך מנותח, בין אם הוא עומד ביעדים המוצעים ובין אם לאו. אם מישהו מהם לא פוגש אותם ומציג בעיה, יש לתכנן מחדש כראוי.

6. תיקון בעיות

לאחר שזוהו הבעיות בעלות ההשפעה הגדולה ביותר על היעדים ועל הלקוחות, מחפש פיתרון עבורם. זאת, תוך הגדרת הפעולות שיש לבצע, כך שלא ישפיעו על ביצוע התהליך ועל הארגון בכללותו.

7. שימוש במדדים

לבסוף, התהליכים יוערכו מעת לעת. זה יהיה תלוי בהערכה זו אם הם עומדים באינדיקטורים המוצעים. המדדים חשובים מאוד לניתוח הביצועים האמיתיים של התהליכים וכדי לקבוע את נקודות התורפה. כל זאת, על מנת ליישם אמצעי תיקון.

לסיום ניתן לומר כי ניהול תהליכים מגביר את יעילות הארגונים. זאת, מכיוון שהצלחתה תהיה תלויה בביצוע הולם של התהליכים, אותם יש לתעד בבירור. אך מעל לכל, עליהם לכוון לייצר ערך עבור הלקוח.