לוח זמנים הוא כלי גרפי המציג פירוט של הפעילויות שיש לפתח בזמנים שנקבעו, בזמן ביצוע הפרויקט.
עם זאת, מטרת עריכת לוח הזמנים היא לתאר באופן מפורט וספציפי את כל הפעילויות שיש לבצע, וכן את הזמנים הדרושים להשלמת כל פעילות.
מסיבה זו, יש צורך לקבוע לוח זמנים למועד ביצוע פרויקט, מכיוון שמה שצפוי הוא שכל פעילות מפותחת בזמן שנקבע, כך שתושג ניצול אופטימלי של הזמן וכל שלב יהיה מאורגן ומסודר. .
לאחר מכן, על לוח הזמנים לפרט את תאריך ההתחלה והסיום של כל שלב או פעילות של הפרויקט, מכיוון שהדבר היחיד שחשוב הוא שהתקופות שנקבעו, הזמנים המשמשים חייבים לכלול כבר התחשבות בכל האירועים הבלתי צפויים שעלולים להתעורר. ניתן להציג.
בנוסף, על כל המעורבים בפיתוח הפרויקט לראות את לוח הזמנים בצורה פיזית או דיגיטלית, כך שכל שלב או שלב יתבצע במועדים שנקבעו.
מדוע חשוב להכין לוח זמנים?
באופן כללי, חשוב לארגן לוח זמנים בכל פעם שתרצו ליישם פרויקט. כלי זה מאפשר תחילה לארגן כראוי את כל הפעילויות, ואז להיות מסוגל לבצע אותן ולבסוף לבצע ניטור שמצליח לקבוע שהן מתבצעות באופן יעיל בצורה מסודרת ובתוך המועדים שנקבעו.
איך מכינים לוח זמנים?
כדי לפתח לוח זמנים, עליך לבצע את הפעולות הבאות:
- ראשית, פרק את כל הפרויקט לחלקים וקבע כמה זמן נדרש לכל חלק.
- לאחר מכן מאורגן המשאב האנושי ולכל אחד מוקצה האחריות המתאימה לו בכל שלב לסיום ההצלחה של הפרויקט.
באילו כלים ניתן להשתמש בעיצוב לוח זמנים?
כדי להכין לוח זמנים נוכל להשתמש בכלים שונים. בהמשך נראה אילו.
1. תרשים גאנט
מצד אחד, תרשים גאנט הוא כלי המתאר באמצעות סורגים אופקיים את כל המשימות שיש לפתח במהלך יישום הפרויקט ואת הזמנים הנדרשים בכל שלב.
כך או כך, זו הטכניקה הנפוצה ביותר, מכיוון שהיא מאפשרת לך להציג בקלות את תאריך ההתחלה והסיום של כל פעילות.
2. תרשים PERT
מאידך, דיאגרמת ה- PERT מייצגת את הייצוג הגרפי באמצעות רשת משימות, הממוקמת באופן משורשר לפי סדר ומבנה מסוימים המאפשרים השגת היעדים בעת תזמון פרויקט.
לאחר מכן, החצים תואמים קשר בין סיבתיות ותלות בין כל אחת מהפעילויות והתהליכים.
3. דיאגרמת העלות לאלף הופעות
כמובן, דיאגרמת ה- CPM ידועה כשיטת הנתיב הקריטי, והיא קובעת קשר בין הפעילויות המבקשות למצוא את המסלולים הקצרים ביותר ליישום הפרויקט, כך שתהליך הניטור והבקרה שלו יהיה פשוט יותר.
צעדים לפיתוח לוח זמנים
השלבים החשובים ביותר בפיתוח לוח זמנים לפעילות הם:
- רשימת רשימת הפעילויות.
- ליצור קשרים בין פעילויות.
- שקול את המשאבים הדרושים.
- העריך את המועדים והשעות הנדרשים לכל פעילות
- תכנן את לוח הזמנים.
לבסוף אנו רואים כי פיתוח לוח פעילויות מסייע בארגון כל הפעילויות בצורה הגיונית ומובנית היטב, מה שמקל על יישום, פיקוח ובקרה טובה יותר על התפתחות הפרויקט. לוח זמנים טוב עוזר לנצל זמן יעיל לניהול כל פרויקט.