ספרי הנהלת החשבונות הם אותם מסמכים בהם כל המידע הכלכלי, הכספי והחשבונאי של החברה משתקף ומשתקף. כלומר, כל הנתונים הנחוצים מופיעים בספרי הנהלת החשבונות כדי להבין את תפקודה הכלכלי-פיננסי של חברה.
ספרים אלה מתעדכנים מעת לעת במקביל לשנת החשבונאות. כאשר מתחילה שנת כספים חדשה נוצרים גם פנקסים חדשים. לדוגמא, במהלך 2016 החברה רשמה את המידע בספרי אותה השנה. בתחילת שנת 2017, ספרי השנה 2016 נחשבים לסופיים ונוצרים חדשים, אשר יהיו ספרי השנה 2017. במדינות מסוימות שנת הכספים אינה עולה בקנה אחד עם השנה הקלנדרית.
באופן מסורתי, בספרי הנהלת חשבונות המידע השתקף על הנייר. עם זאת, עם עליית הטכנולוגיות החדשות, היא כבר החלה לקבל ספרי הנהלת חשבונות בפורמט דיגיטלי או ממוחשב.
ספרי הנהלת החשבונות יכולים להיות חובה או מרצון.
חשבון Tספרי הנהלת חשבונות חובה
יש סדרה של ספרי הנהלת חשבונות שהם חובה מכיוון שהמחוקק קובע אותה. למרות שניתן להקים כזה או אחר בכל מדינה, הנפוצות ביותר הן:
- יומן: כל הפעולות המבוצעות על ידי החברה מתחשבות. מבחינה חזותית, הוא מוגדר כרצף של רשומות חשבונאיות, המסודרות כרונולוגית.
- ספר מלאי: זה כולל מה שמכונה יתרת סכומים ויתרות היתרה לניסיון. במילים אחרות, כל החשבונות עם יתרת החברה (נכסים, התחייבויות, שווי נקי, הוצאות והכנסות) מתעדכנים מעת לעת. יתרת הסכומים והיתרות האחרונה חייבת להיות בקנה אחד עם המאזן שנערך לחשבונות השנתיים. בנוסף, על ספר המלאי לכלול את יתרת הפתיחה ואת מלאי המלאי כביכול, כלומר את היחידות הפיזיות המרכיבות את מלאי החברה ואת הערכתן (באמצעות אחת משיטות הערכת השווי המקובלות).
- חשבונות שנתיים: הם דוחות המשקפים את המידע הכלכלי-פיננסי של החברה. ישנם 5 מסמכים: מאזן, דוח רווח והפסד, דוח על שינויים בהון העצמי, דוח על תזרים מזומנים וזיכרון. החשבונות השנתיים נערכים אחת לשנה, כלומר הם לא משתנים מעת לעת, כמו הקודמים.
יש להפקיד את ספרי חשבונאות החובה ולהרשם אותם במרשם הסחר. בנוסף לכך, בעבר היה עליהם לאשר את אסיפת בעלי המניות הכללית.
בודק איזוןספרי חשבונאות מרצון
יש סדרה נוספת של ספרי הנהלת חשבונות שהמחוקק לא קובע עליהם את אופיו המחייב. עם זאת, להפעלה הפנימית של החברה, פנקסי חשבונאות אלו שימושיים מאוד ויכולים לשפר את יעילות החברה. בספרי חשבונאות מרצון אין חובת אישור מצד השותפים, ואין חובת הפקדה ולגליזציה במרשם הסחר. הנפוצים ביותר הם:
- פִּנקָס: מייצג סיכום של כל חשבונות הפנקסים. מבחינה ויזואלית הוא מוגדר בצורת T, ומציין את כל התנועות המשפיעות על החיוב והאשראי של החשבון המתאים. זה נותן לנו תמונה חזותית מעשית מאוד של היתרה שיש לחשבון בכל עת של השנה. היתרה היא ההפרש בין החיוב לזיכוי, בהיותו יתרת החיוב כאשר החיוב גדול מהזיכוי ויתרת האשראי, כאשר הזיכוי גדול מהחיוב. ספר החשבונות יורכב מכל תאי חשבונות החשבונאות (כמו זה שנראה בהמשך).
- ספרי עזר אחרים: בין שאר הספרים ההתנדבותיים אנו יכולים למצוא את ספר הבנק (המשקף תנועות בנק), את ספר המזומנים (המשקף את התנועות של כסף מזומן או במזומן - תשלומים וגבייה), ספר הפירעון (שבו תקופת החשבוניות לתשלום וגבייה משתקפת ומזמינה כרונולוגית) וכו '.