תעודת משלוח היא מסמך מסחרי המשמש כהוכחה למסירת סחורה מסוימת או אספקת שירותים.
ככלל, בתחום המסחרי ישנם סוגים שונים של מסמכים המשקפים את מעמד העסקה, בהתאם להתפתחותה, כגון זמן הזמנה, כאשר מתבצעת התקשורת או הצורך בסחורה או במתן שירותים; קבלת אותו כאשר הוא מאומת ומתחילים לנהל אותו, תעודת המסירה המופיעה כמסמך מסחרי בו מסירת הסחורה מפורטת ומוסמכת בפירוט, עם הכמויות המדויקות; ולבסוף החשבונית, שהיא מסמך הכולל זכות גבייה למנפיק וחובת תשלום עבור הכונס.
בדרך כלל מונפקים בדרך כלל שלושה עותקים, אחד עבור המוכר, אותו יש לחתום, אחר עבור הקונה, איתו מובטחת ההגעה ויכול לבצע בדיקות בין ההזמנה לבין מה שמתקבל ואחר עבור המוביל המבטח את הסחורה. שנמסר ביחס לזה שנמסר. לכן זהו מדד לשליטה בזרימת הסחורה, ולא במסמך חשבונאי כמו החשבונית.
הפונקציונליות הכפולה של תעודת המסירה
- המנפיק או המוכר, עם קבלת תעודת המסירה החתומה, נותן הוכחה כי הסחורה או השירותים הובאו לקונה ובכך עלו מסירת אותו במסמך ציבורי, ממנו החשבונית האוספת את הזכות לתשלום העסקה שלך.
- המקבל או הקונה, מבסס את קבלת הסחורה ויכול לנהל את מסירת הסחורה מסוימת בזמן השליטה בזרימת הסחורה או השירותים.
דרישות תעודת משלוח
- זה חייב להיות משויך להזמנה או למספר הזמנה.
- יש לכלול נתונים בסיסיים כגון מקום ותאריך ההנפקה, כתובת המוכר, כתובת הקונה ופרטי מס.
- מקום ותאריך מסירת הסחורה.
- מסלול שבו אמורה להתבצע המסירה (סוג הובלה, הובלה, …).
- אדם שמקבל את הסחורה או השירותים וחותם עליה.