ההפסד החשבונאי הוא ירידה בנכסי החברה, כלומר מדובר בצמצום הנכסים והזכויות.
שימוש באובדן מילים מתייחס למצבים עם תוצאות שליליות. תוצאות שליליות יופיעו כאשר ההוצאות עולות על ההכנסה.
חשוב לזכור כי הוצאה תיצור אפשרות לקבל הכנסה, בעוד שהפסד לא ייצור את האפשרות הנוכחית או העתידית לקבל הכנסה כתוצאה מכך. כמה דוגמאות להפסדים חשבונאיים עלולות לפגוע בסחורה או ירידת ערך במניות.
כדי לדבר על הפסד חשבונאי, חייבים להתקיים הנסיבות הבאות:
- שתוצאה שלילית מתרחשת כתוצאה מפעולה או קבוצת פעולות.
- יתכן וזו תוצאה של עסקה עם צדדים שלישיים ואין לה ערך מפצה עבור החברה.
הבדלים בין הפסדים והוצאות
חשוב לא לבלבל בין הוצאות לבין הפסדים. בחשבונאות, הן להוצאות והן להפסדים יש השפעה זהה, אולם ההוצאות הן המשאבים המשמשים שירותים או סחורות הנצרכים על מנת לייצר רווחים, ואילו הפסדים כוללים הוצאות שאינן מרמזות על רווחים.
ההוצאות נחשבות לכל המשאבים בהם משתמשת החברה בקבלן שירותים ובצריכת סחורות שנרכשו לצורך הפעלה, פיתוח והשגת תוצאות יעדי החברה.
מנקודת מבט חשבונאית, כל הוצאה היא הפסד, שכן השירות המתקבל מייצר ירידה בנכסים (נכסים וזכויות) או גידול בהתחייבויות (חובות).
כל ההוצאות הן הפסד מבחינה חשבונאית, אולם הם לא מניחים תוצאות שליליות בגין כך. ההוצאות נחוצות כדי שהחברה תשיג הכנסות ממכירות ולכן תניב רווחים. במילים אחרות, אנחנו מדברים על הוצאות במטרה להרוויח כסף.