ארגון הפרויקט הוא אותה פעילות המאפשרת לבצע קיבוץ של משאבי אנוש של החברה במשימות המתאימות ביותר. כל זאת, על מנת להשיג מטרה משותפת.
ארגון הפרויקט מורכב אפוא מארגון אנשים, הקצאתם לפרויקטים מסוימים על פי איכויותיהם.
בדרך כלל מי שמבצע את המשימה הוא מנהל הפרויקט. באותו אופן עליכם לנהל את המשאבים הדרושים ביעילות וביעילות. באופן זה, ההנהלה והארגון קשורים קשר הדוק.
חשיבות ארגון הפרויקט
על מנת לנהל פרויקט ביעילות, עליו להיות מאורגן כהלכה. זה, שנראה פשוט, הוא בעיה נפוצה בחברות. אם לא נדע בדיוק מה אנחנו רוצים ואיך נשתמש במשאבים להשגתו, הארגון יהיה כישלון. מכאן החשיבות של ארגון טוב.
מהסיבות לעיל, הכשרת מנהלי הפרויקטים צריכה לכלול היבט זה. חיוני ללמד כיצד לארגן אותם על מנת שתוכל לכוון אותם בהמשך. אחת הדרכים לבצע חלוקה נכונה של המשאבים השונים בכל משימה היא תוכנית ארגון טובה. בחלק הבא נראה ממה הוא מורכב.
התוכנית בארגון פרויקט
תוכנית הניהול מתמקדת בכל הפעילויות שמבצעת החברה, אולם התוכנית הארגונית עושה זאת, בעיקר, בגורם האנושי. כי העיקר להציב כל אדם במשימה המתאימה ביותר. לכן, מומלץ לבצע את הצעדים הבאים:
- קודם כל, עלינו להיות ברורים מי יש לנו: אתה צריך לערוך מלאי של משאבי אנוש, עם נקודות החוזק והחולשה שלהם. כי אנחנו צריכים לדעת במה כל אחד טוב כדי להקצות אותם לתפקיד המתאים ביותר.
- מצד שני, אתה צריך לעשות את אותו הדבר עם המשימות: יש לפרק את הפרויקט לחלקים הקטנים ביותר שלו. לשם כך נדרש אישור של שאר אנשי הצוות המעורבים. ברגע שיש לנו אותם, אנו יכולים ליצור טבלת כניסה כפולה עם שני המשתנים.
- שלישית, כל אדם חייב להיות מוקצה למשימתו: לשם כך עלינו לדעת מי המתאים ביותר לכל פעילות. כאן אתה צריך לקחת בחשבון את הרקע האקדמי שלך, את הניסיון המקצועי שלך וכמובן את המניעים האישיים שלך בעבודה. בשלב זה ניתן להשתמש בטכניקת הקצאת משימות כמו השיטה ההונגרית.
- לבסוף, יש צורך לקבוע מועדי השלמה, קצבאות לעיכובים אפשריים וצורת שליטה מתאימה.כך, ברגע שכל משימה מתבצעת, ניתן לראות אם היו חריגות מהמתוכנן. כפי שנראה בהמשך, תרשים ארגון חיוני בשלב זה.
תרשים הארגון בארגון פרויקט
מהו תרשים ארגון? תרשים ארגון הוא גרף המאפשר לצפות במבנה החברה ולדעת מי זה מי. על מנהל הפרויקט להיות בעל הבנה עמוקה של העובדים הקיימים, מטרתו להיות מסוגל לארגן, כמו גם לעשות זאת כראוי, את המשימות ואת האחראים לביצוען.
במובן זה יש לנו תרשימי ארגון אנכיים, היררכיים או לינאריים, כאשר הסמכות ברורה וקבלת ההחלטות מרוכזת. מצד שני, יש לנו אופקיות או מעגליות, בחברות עם סמכות מטושטשת יותר. כמו כן, יש לנו סוגים אחרים כגון אנליטיים, המאפשרים לנו לדעת תהליכים, או מטריצה, אשר שימושית לבניית הארגון על ידי תהליכים או פרויקטים.
דוגמה לארגון פרויקט
בואו נדמיין שאנחנו רוצים לבצע פרויקט. הפרויקט מבוסס על הקמה והקמה של חברה. למשל, חברת ייעוץ בהנדסת מחשבים.
ראשית כל, הבמאי נפגש עם השותפים המקדמים לפרויקט.
- מצד אחד הם מכינים יחד את היעדים שיש להשיג והמשימות הנדרשות. כל זה צריך להיות בכתב ומפורט ככל האפשר. טכניקה מעניינת היא מה שמכונה "סיעור מוחות", שמורכב מאמירת כל הרעיונות שעולים בראש ואז סינון.
- אחרי זה, אתה צריך לדעת מי יש לנו, מלבד צוות האמרגן. ראשית, המשימות שהם יבצעו ושנית, העובדים שנעסיק. עליכם לדעת גם את סוג החוזים שנציע ואת התגמול שיתקבל.
- בשלב הבא, הגיע הזמן להפיץ את המשימות ושיטה הונגרית, שהוזכרה לעיל, יכולה לעזור. שירותי מחשבים דורשים תהליך, מתכנון ועד תכנות, והתוצאה הסופית. לכן, כלי שימושי הוא דיאגרמות ה- PERT, המאפשרות למצוא את הנתיבים הקריטיים של כל תהליך.
- לבסוף, עליכם לפתח תוכנית לארגון הפרויקט. זה מורכב מכתיבת כל האמור לעיל. בנוסף נקבע את דרך השליטה באמצעות משוב וכיצד נתקן סטיות. כל זאת, מבלי לשכוח תוכנית מגירה נאותה לאירועים בלתי צפויים.