אנשי מנהלה הם אנשי המועסקים בחברה המופקדים על ניהול החברה האמורה. לפיכך, משימותיה כוללות משימות של סדר, ארגון וסידור עניינים שונים שבאחריותה.
הצוות האדמיניסטרטיבי, לפיכך, הם אותם אנשים המסורים לניהול היומיומי של החברה ולכל הפעילויות הכרוכות בה.
בדרך כלל הם מדווחים ישירות להנהלה הכללית או המשנית, תלוי בעבודתם.
המשימות העיקריות של הצוות המינהלי
משימות הצוות המינהלי הן מגוונות, אך אנו נתמקד בכמה מן הרלוונטיים ביותר.
- כל אלה שקשורים לניהול יומיומי: ניירת מסמכים, הכנת דוחות או הערות חשבונאיות.
- תמיכה ניהולית: במקרה זה אנו יכולים לכלול את כל הפעילויות הדרושות בכדי לעזור להנהלה בעבודתם היומיומית. למשל הכנת מסמכים.
- תשומת לב ציבורית: הם גם נוטים לבצע משימות של לקוחות או שירות ציבורי. מהאחד פנים אל פנים ומותאם אישית, לזה שנעשה באמצעות דואר אלקטרוני או פלטפורמות דיגיטליות.
- תיאום עם מחלקות אחרות: צוותים אדמיניסטרטיביים נוטים לקיים אינטראקציה בין מחלקות, כך שכולם יהיו שקועים בתהליך שמערב את הארגון כולו.
בחירה והכשרה של צוות מינהלי
ברגע שברור לנו הרעיון והחובות השונות של הצוות המינהלי, הגיע הזמן לבחור בו, ובמידת הצורך להכשיר אותו.
הבחירה
לגבי תהליך הבחירה, יש לקחת בחשבון את הנקודות הבאות:
- ראשית כל, יש צורך לקבוע בבירור את תהליכי הבחירה, הכישורים המינימליים ודרישות אחרות כדי לגשת לתפקיד.
- לאחר ביצוע שלב זה נבחרים המועמדים. נוח לבצע מבחנים אובייקטיביים כמו בחינות וראיונות אישיים סובייקטיביים, למשל.
- מרגע זה ואילך, לאחר שנבחר האדם הנכון, יש לציין בבירור מה תהיה אחריותם. בנוסף, עליך לדעת מי הם הבוסים המיידיים שלך והנהלים להגשת תלונות או הצעות.
הגיבוש
לגבי אימונים יש לקחת בחשבון את הדברים הבאים:
- ברוב המקרים בדרך כלל נדרשת הסמכה מוקדמת מסוימת, כגון מחזורי הכשרה מקצועית או תארים באוניברסיטה.
- מצד שני, הכשרה משלימה בתפקיד היא חיונית. הצוות צריך להיות מאומן בכישורים ספציפיים הקשורים לתפקידם.
- מסיבה זו, יש לשלב אימונים קודמים עם מה שקשור ישירות לפעילויות המתבצעות. הראשון הוא הבסיס לפיו השני מפותח.
דוגמא לצוות מנהלי
לסיום, בואו נסתכל על כמה דוגמאות בסוגים שונים של ארגונים.
- אנשי הממונה על תשומת הלב לציבור במועצת עירייה, בממשל אזורי או ממלכתי.
- אותם מפעילים שעובדים בעריכת סקרים.
- האנשים שמשרתים לקוחות בחברת טלפונים.
- התמיכה המינהלית במחלקה פיננסית.
- מספרים לבנקים.
