תזכיר הוא מסמך בו ניתן אינדיקציות או מידע בנושא מסוים בצורה ישירה ותמציתית. זאת, במסגרת, למשל, של ארגון עסקי.
במילים אחרות, תזכיר מאפשר לחברי מחלקה, או הארגון כולו, לקבל מידע על עניין ספציפי, למשל, אירוע שהולך להתקיים בימים הקרובים או החלטה ניהולית. זהו מכשיר של תקשורת פנים ארגונית.
עלינו לזכור כי תזכיר הוא מסמך רשמי, ולכן גם השפה המשמשת בכתיבתו חייבת להיות רשמית.
המילה תזכיר באה מהפועל הלטיני תזכיר, שפירושו לזכור.
מאפיין נוסף של מסמך מסוג זה הוא שהוא ממוספר בדרך כלל. לפיכך, תקבל קוד מסוים.
המזכר, בנוסף, הוא בדרך כלל סוג של תקשורת חד כיוונית. כלומר, מדווחים על עובדה, אך לא צפויה תגובה, כפי שקורה למשל במכתב.
ראוי גם להזכיר כי אנו מדברים על סוג מסמך המשמש בתחום הדיפלומטי, בו מתקבלת עובדה חשובה ביותר. כמו כן, תזכיר נקרא מחברת שבה האדם רושם את מה שהוא חושב שהוא צריך לזכור בעתיד הקרוב.
אלמנטים וחלקים של תזכיר
מרכיבי התזכיר הם כדלקמן:
- מקום ותאריך ההנפקה.
- שם (ותואר תפקיד, אם רלוונטי) למקבל או למחלקה או לאזור אליו מופנית התקשורת.
- נושא או נושא.
- גוף טקסט.
- פרטי השולח.
יש לציין שבכותרת העליונה מומלץ למקם את המילה תזכיר כך שהנמען / ים ידעו איזה סוג מסמך הם קיבלו.
תזכיר לדוגמא
México, D. F. 14 בדצמבר 2020
מזכר מס '5961
אל: עורכי מדור הכלכלה.
נושא: קורס הכשרה.
כל עורכי מדור הכלכלה מוזמנים בזאת להכשרה בנושא כלים חדשים לשיווק דיגיטלי וקידום אתרים שיתקיימו ב -16 בדצמבר בחדר הישיבות בין השעות 15: 00-16: 00.
נוכחות חובה. אם לעורך נקבע ראיון או כנס, יש לתאם עם עורך המדור כדי לקבוע את הכשרתו במועד מאוחר יותר.
בכנות,
אדוארדו קמאצ'ו.
מנהלת משאבי אנוש.