ניתוח תהליכים הוא מתודולוגיה המתארת את השלבים השונים המרכיבים תהליך.
חשוב לציין כי ניתוח כל אחד מהשלבים בתהליך חיוני מכיוון שחלקם מוסיפים ערך ואחרים מייצרים רק פסולת. הניתוח מאפשר לזהות את הצעדים השליליים להפעלת החברה. מה שמבקשים בעת ביצוע ניתוח תהליכים הוא צמצום או ביטול השלבים המייצרים פסולת.
מצד שני, ידיעה והבנה כיצד התהליכים פועלים מסייעת בשיפור והבטחת התחרותיות של החברה. זאת, מכיוון שהוא מאפשר לבחון באופן כללי כיצד פועלים התהליכים ואף ניתן להשיג נתונים מספריים. נתונים אלה מספקים אינדיקטורים לזמן הנדרש לתהליך, כמות הפסולת, כמה אנשים מעורבים והעלות הנדרשת.
בסופו של דבר, מה שמבקשים בעת ביצוע ניתוח תהליכים הוא להפריד בין השלבים המרכיבים את התהליכים. לאחר מכן, עיין בכל שלב בנפרד, כדי לקבוע לבסוף אם הוא פועל כראוי, או אם לא, חפש דרכים לשיפורם.
מושגים חשובים בניתוח תהליכים
ראשית כל, המושגים המשמעותיים ביותר שיש לשלוט בהם בכדי להבין טוב יותר ניתוח תהליכים הם:
מהו תהליך?
תהליך הוא מכלול שלבים או פעילויות הקשורים למטרת השגת תוצאה מסוימת. כל תהליך כולל סדרת תשומות, אשר הופכות כדי להשיג תפוקות. התפוקות תואמות את התוצאה הסופית או הצפויה.
מהי ניתוח?
כעת, הניתוח הוא שיטה המורכבת מזיהוי הרכיבים המרכיבים שלם או יחידה. לאחר מכן אנו ממשיכים להפריד בין אחד מהרכיבים. יש לבחון כל רכיב בפירוט בכדי לדעת את מאפייניו, אופיו ואופן פעולתו.
צעדים לפיתוח ניתוח תהליכים
השלבים העיקריים לביצוע ניתוח תהליכים הם כדלקמן:
1. זיהוי תהליכים
כדי להתחיל לבצע ניתוח תהליכים, תחילה עליך לזהות את התהליכים הגורמים לבעיה. זאת, על מנת לשפר אותם. התהליכים שיש לשפר יהיו אלה שאינם עומדים ביעדים שנקבעו.
2. מינוי צוות העבודה
לאחר שזוהו התהליכים לשיפור, השלב הבא הוא לייעד את קבוצת האנשים שצריכה לבדוק אותם ולנתח אותם. הדבר המתאים ביותר יהיה לבחור את אותם אנשים שיודעים על התהליכים או קשורים אליהם.
צוות העבודה חייב להיות מורכב מ:
- אדם שלוקח על עצמו את תפקיד ראש הצוות.
- בכיר בחברה בעל יכולת קבלת החלטות.
- קבוצת עובדים המכירה את התהליך.
- עובדים ממחלקות אחרות שרוצים לעקוב מקרוב אחר השיפורים.
3. צור דיאגרמת תהליכים
לאחר מכן, מתווה תרשים תהליכי. תרשים זה מקל על הדמיה גרפית של התהליך לשיפור. התרשים מאפשר לך להבין את התהליך בצורה פשוטה ולהחזיק כל אחד מחברי הצוות אחראי למשימות שעליהם לבצע. בשלב זה, נוח להגדיר את תאריכי ההתחלה והסיום של ניתוח התהליך.
4. דע את המצב הנוכחי של התהליך
שלב זה מאפשר לך לדעת כיצד תהליך מתפתח. בהמשך יש לחפש את הדרך האופטימלית ליישומה כדי להשיג תוצאות טובות יותר. כדי להשיג שיפור בתהליך חשוב להכיר את דעת העובדים המעורבים. כמו כן יש לבחון את הנתונים המספריים של יעילות התהליך, מה המטרה הסופית של התהליך והמכשולים שעשויים להשפיע עליו.
5. קבעו את ההיבטים לשיפור
לאחר הכרת הביצועים הנוכחיים של התהליך, חשוב לקבוע מהם ההיבטים שיש לשפר. יש לתאם את ההיבטים שיש לשפר עם יעדי התהליך הצפויים.
6. תכנן מחדש את התהליך המשופר
לבסוף, לאחר ביצוע כל השלבים הקודמים, התהליך המשופר החדש מתוכנן מחדש. ניתן לעשות עיצוב זה מחדש עם כל המידע שהושג לאורך השלבים האמורים. העיצוב מחדש של התהליך החדש צריך להיות ממוקד בהשגת היעדים. אם היעדים הצפויים יושגו, הניתוח יצליח והחברה תבצע בצורה יעילה יותר.
יתרונות ביצוע ניתוח תהליכים
ללא ספק, המטרה של ביצוע ניתוח תהליכים היא לא רק איסוף נתונים ומידע. הדבר החשוב הוא שניתן להשתמש בנתונים ובמידע המתקבל על מנת לבצע את השיפורים המתאימים והנדרשים בתהליכים. אחרת, אתה מבזבז רק זמן, מאמץ ומשאבים.
היתרונות שניתן להשיג באמצעות שימוש במתודולוגיה זו הם:
- שפר את איכות התהליכים.
- הגבירו את היעילות של החברה.
- הפחית את עלויות התהליכים המיושמים.
- לפשט את העבודה ואת הפעילויות.
- הפוך את העבודה באופן כללי ליעילה ובטוחה יותר.
סוגי ניתוח תהליכים
שני הסוגים החשובים ביותר של ניתוח תהליכים הם:
- ניתוח משימות תהליך: בניתוח משימות התהליך, המוקד העיקרי הוא הפעילויות והמשימות שאנשים מבצעים. לכן, הדבר החשוב ביותר בניתוח זה הוא האנשים או מה שהם עושים.
- ניתוח מוצרי התהליך: ניתוח מוצרים מתמקד במה שאפשר לעשות לאובייקט. הדבר החשוב ביותר הוא האובייקט או מה ניתן לעשות בו.
כמובן שבניתוח תוכלו למצוא את סדר השלבים של התהליך כולו. ניתן לייצג את הצעדים הללו ואת הסדר המקביל שלהם באמצעות סימבולוגיה ספציפית.
גליון עבודה לניתוח תהליכים
באופן כללי, על מנת לבצע ניתוח תהליכים, אתה יכול להשתמש בגיליון פשוט שחייב לכלול את העמודות הבאות:
- מספר: כאן מצוין המספר המתאים לכל אחד משלבי התהליך, לפי הסדר הנדרש.
- צעדים: עמודת השלבים משמשת להקלטה ולתיאור של כל אחד מהשלבים שיש לבצע בתהליך.
- זְרִימָה: הסימבולוגיה המשמשת להדמיית זרימת התהליך ממוקמת בעמודת הזרימה.
- מזג אוויר: יחידת מדידת זמן מתאימה משמשת בעמודה זו כדי לתעד את הביצועים של כל שלב.
- סמלים גרפיים: בחלק זה, הסדר הנכון של כל אחד משלבי התהליך מיוצג על ידי סמלים.
גליון העבודה של ניתוח התהליכים יוצג באופן הבא:
לסיום, אנו מסכמים באומרו כי ניתוח תהליכים הוא מתודולוגיה שימושית ביותר עבור כל חברה, מכיוון שכאשר מתבצע ניתוח תהליכים הולם, קל מאוד לזהות ולהעריך את כל השלבים הכפופים לשיפור בתהליכים המציגים איזה סוג של בעיה. בנוסף, זה עוזר לקבל החלטות ליישום תכנון מחדש של תהליכים שיש לשפר כדי שניתן יהיה להשיג את היעדים.