היקף הפרויקט הוא מכלול התהליכים הדרושים לסיום הפרויקט. במובן זה, תהליכים כמו תכנון, ביצוע ובקרה שלו. ההיקף נקבע על ידי בעלי העניין בפרויקט.
כאשר ארגון חושב על פרויקט, עליו לבצע הערכות ראשוניות. זה המקרה של הערכה כספית של הפרויקט, הערכות משפטיות, סביבתיות, חברתיות, כלכליות וכו '. עד שבסופו של דבר, ולאחר שהושגו תוצאות חיוביות בהערכות אלה שתוארו, הוחלט להתחיל את הפרויקט.
אך בנוסף לאבולוציה, פתיחת פרויקט פירושה גם הגדרה מה יהיה רדיוס הפעולה של הפרויקט, כמו גם כל מה שנדרש לביצועו. מסיבה זו, חשוב לדעת את היקפו ולהגדירו מראש.
היקף היעדים
פרויקט יכול להיות משיטה לפתור בעיה, לשפר את מצבו של ארגון, ולהשקעה שנעשתה במשהו אשר בעתיד יביא תועלת. אך חשוב לדעת כי הפרויקט לא יפתור את כל ההיבטים בארגון, אלא רק את אלה שמטרותיהם קשורות אליהם.
לדוגמא, אם חברה תחליט לבנות מחסן חדש לאחסון מלאים, פרויקט זה יפתור בעיות של שטח, קיבולת מלאי, ייצור (מכיוון שיש יותר מקום לאחסון, הוא יכול לייצר קצת יותר), והפצה מהירה יותר.
הסיבה לכך היא מלאי גדול יותר, אשר יאפשר משלוח מוצרים לעתים קרובות יותר. עם זאת, פרויקט זה אינו צריך להשפיע על איכות המוצרים המיוצרים, מכיוון שמטרותיו קשורות למלאי, שטח ואחסון. אבל לא בשרשרת הייצור הקודמת.
היקף בעלי העניין
היקף הפרויקט הוא תהליך המתוכנן עם האנשים המעוניינים בפרויקט, בין אם משום שהם משתתפים בו ישירות (מהנדסים, רואי חשבון, מפקחים ומנהלים), או משום שהם מממנים פרויקט זה.
הגדרת היקף בעלי העניין חשובה מכיוון שהיא מגדירה כיצד ומתי הם ישתתפו בפרויקט.
- מהנדסים בשלב התכנון והפיקוח.
- רואי חשבון במהלך ביצוע לבקרת הוצאות;
- מפקחים בשלב ביצוע המשימות
- ומשקיעים לפני, במהלך ואחרי, אבל רק למטרות דין וחשבון.
זה מאפשר לפרויקט לא להתערב יתר על המידה בהערכות אישיות, ומשאיר לכל משתתף להשתתף באופן המתאים להם.
היקף הפעילויות
יש להגדיר את פעילויות הפרויקט משלב הרעיון, העיצוב, הביצוע ועד לשלב הסגירה, מתוך רשימה ותכנות שלאחר מכן, עם המנהלים שלהם, המשאבים הכספיים והתפעוליים הנדרשים. במובן זה, ניתן להשתמש בתרשים של Gantt או בכלי תוכנה לניהול פרויקטים כדי לפקח טוב יותר על כל שלב.
היקף הפעילויות מאפשר, בתורו, לתחום את זמן הפרויקט, את האנשים הנחוצים ואת המשאבים הכספיים והלא-פיננסיים לביצועו.
האם ניתן לשנות את היקף הפרויקט?
כמובן שכן. וסביר מאוד להניח שפרויקט דורש שינויים בהיקפו, מכיוון שקשה מאוד לבסס קו בסיס אסרטיבי לחלוטין, מכיוון שהפעילויות והמשאבים מתוכננים מבלי לדעת את האירועים שעשויים להופיע.
הדבר החשוב במובן זה הוא שכל הגורמים המעוניינים ישתתפו שוב בשינויים בהיקף הפרויקט, בכדי לתת את אישורם ולהיות מודעים לתכנות ולהתאמות החדשות.
עם זאת, אין זה סימן טוב לערוך שינויים רבים מדי בהיקף הפרויקט, מכיוון שהוא מראה שהיו היבטים רבים שלא נחזו. לכן, זהו הגורם לחוסר יכולת תכנונית טכנית.
במובן זה, מומלץ שבמחקר היקף הפרויקט, אם אין לגורמים המעוניינים מספיק ניסיון להגדירו, ישולב מומחה בתחום או פרויקטים דומים, שיספק את הערכתם והמלצותיהם. גם בדרך זו אנו יכולים למזער את הסיכונים הכרוכים בשינוי מתמיד של הפרויקט. ובכן, אם כן, בכך היינו צורכים צריכת משאבים רבים יותר, במקביל לכך שהזמנים להשלמתם וקבלת הטבות יוארכו.
אחריות במסגרת פרויקט
עקרון בבקרת הניהול הוא להקים אנשים האחראים לכל קו אסטרטגי. לפיכך, בניהול פרויקטים חשוב לדעת מי יהיה אחראי לכל שלב. באופן זה, ניתן לבקש דוחות למעקב אחר ניהול פרויקטים. בנוסף, נוכל לדעת אם היא מתבצעת כהלכה בהילוך של מחזור הפרויקט.
האחראים הם אלו אשר יוכלו להזהיר אם נדרשת הארכת זמן, הגדלת משאבים או אנשים.
בקיצור, היקף הפרויקט הוא מבנה ראשוני של זמן, משאבים, אנשים, יעדים ותוצאות צפויות של הפרויקט, שפותח עם קבוצת אנשים שמשתתפים ו / או ייהנו ממנו.
למרות שהיקף הפרויקט עשוי לעבור שינויים, מומלץ לתכנן אותו בצורה גמישה ותוך ראייה מציאותית של ביצועו ותוצאותיו. מטרתו היא לא לסבול מאכזבות שלא נצפו בקפדנות טכנית מספקת.