מחלקה - מה זה, הגדרה ומושג

מחלקה היא יחידה פונקציונלית, אשר הקצתה אנשים, משאבים ואחריות בתהליך הייצור של החברה.

לכל חברה יש מבנה פונקציונלי, המגדיר אחריות ותפקידים התורמים להשגת יעדים, וביחד הם ממלאים את ייעוד הארגון והחזון בטווח הארוך.

מבנה זה, בתורו, כולל יחידות שפועלות במשאבים משלהן, ביעדים שלהן ובצוותי עבודה משלהן. חיבור בחלקים מסוימים של תהליך הייצור עם יחידות הפעלה אחרות כדי לספק מוצר סופי; היחידות הללו הן מחלקות.

מחלקות של חברה

המחלקות בחברה מארחות אזורים הדרושים לתפקודה ובאופן בסיסי, ניתן לזהות לפחות את הדברים הבאים:

• מחלקת משאבי אנוש: הוא ממונה על התהליכים הקשורים לעובדי החברה, החל משלבי הגיוס והמיון ועד סיומם. זה כולל תהליכי הכשרה פנימיים, רישום משכורות וימי מנוחה, חגים חוקיים והטבות.
• מחלקת חשבונאות ופיננסים: הוא ממונה על רישום האירועים הכלכליים בארגון על בסיס יומיומי, וכן על ביצוע ניתוח תקופתי של מדדים פיננסיים, והעברת התראות להנהלה הכללית על סיכונים אפשריים. דוגמה לסיכונים אלה היא הסטיות בחשבונות חייבים וניתנים לקבל.
• מחלקת תפעול ולוגיסטיקה: הוא אחראי על ייצור הסחורות והשירותים של החברה, וכן על הפצתם. אפשר לקרוא לזה משהו כמו "הלב" של החברה, שכן מה שהלקוחות יצרכו מתבצע כאן. הנהלת המחלקה היא הדינמית מכולם, שכן היא נענת למגמות הביקוש והשוק.
• מחלקה מסחרית: הוא ממונה על מכירה ועמידה ביעדי החברה, באמצעות אסטרטגיות שיווק, פרסום ומכירה. מחלקה זו משתתפת בתהליך לפני עיבוד המוצרים, באמצעות מחקר השוק, באיתור הזדמנויות עסקיות ובהמשך מיצוב מכירותיה עד שתגיע למיצוב המותג.
• מינהל או מחלקת ניהול כללית: הוא ממונה על המעקב העולמי של הארגון, וכן על קביעת יעדי החברה לתקופה (למשל לשנת 2021). ההנהלה הכללית נענית לדרישות המחלקות השונות, מה שמקל על עבודתן עד לעמידה ביעדים. לכן מדובר במחלקה זריזה ומוכנה מאוד, בה אנשי מקצוע חייבים להיות בעלי ידע כללי בכל תחום פעולה בכדי לפרש דוחות כספיים ומסחריים ולהבין תהליכי ייצור.

ביטוי מחלקתי

בלתי תלוי במבנה הארגון; בין אם זה יותר היררכי ואנכי, או יותר שיתופי ואופקי, המחלקות, כן או כן, חייבות לעבוד יחד במידה מסוימת.

הסיבה לכך היא שישנן תלות בתהליך שאחראי למשאבים, מועדים ויעדים לעמוד בהם.

דוגמאות לביטויים מחלקתיים

כדי להיות ברורים יותר, הנה כמה דוגמאות לביטוי בין מחלקות:

• מחלקת חשבונאות ופיננסים עם מחלקת משאבי אנוש: כיצד יכלה מחלקת הנהלת חשבונות וכספים לדעת כמה עליה לשלם לעובד בסוף החודש, אם משאבי אנוש לא דיווחו על הנוכחות ו / או העלים שהיו לעובד זה באותו חודש? כך שקו התקשורת הפנימי בין שתי המחלקות הוא הכרחי.
• מחלקת משאבי אנוש עם מחלקה מסחרית: כיצד מתבצע תהליך הגיוס והמיון של הספקים, אם המחלקה המסחרית אינה מספקת את הפרופיל הדרוש לצורך מכירה אפקטיבית? הם חייבים לתקשר!
• מחלקה מסחרית ומחלקת תפעול: איך אגף התפעול יידע כמה לייצר אם המחלקה המסחרית לא ביצעה את תחזית המכירות? מידע זה חיוני בכדי להימנע ממלאי או מלאי יתר.

כפי שאתה יכול לראות, מחלקות נוטות לחיות באופן עצמאי בניהול עסקי. עם זאת, אין זה הגיוני אם עבודה זו אינה קשורה לשאר הקישור היצרני. יחד הם גורמים לחברה לצבור כוח ולהשיג השפעה על השוק, ועל כן, על אנשים.

כדי להשיג תקשורת זו בין המחלקות, הטכנולוגיה מציעה סדרה של תוכנות ניהול (ERP), בה המידע הוא מיידי ובכך מייעל תהליכים שאחרת היו איטיים מאוד.

עם זאת, המרכיב האנושי והיחסים בין אנשים ממחלקות שונות ישלימו את ערוצי התקשורת. כך נוצר תלות הרבה יותר ידידותית בין הלקוחות הפנימיים בארגון.