הזמנת רכש, הנקראת גם הזמנת רכש, היא מסמך שבאמצעותו הקונה מבקש טובין מהמוכר.
באופן זה, מה שאנו עושים הוא לתעד את צרכי המוצר שלנו. הדבר המקובל הוא לשלוח מסמך זה לספק כדי שיוכל לספק את ההזמנה האמורה. היכולת לעשות זאת פיזית או וירטואלית (אימייל או אתר). המטרה היא להיות מסוגלים לעמוד בהמשך עם תעודת המסירה עם הזמנה זו ולציין אירועים אפשריים, כמו גם לקבל את תנאי ההזמנה האמורה בכתב.
התהליך בהזמנת רכש
ראשית עליכם לברר את הצרכים שיש לנו. לאחר שנבחר הספק המתאים, צו ההזמנה ניתן. המוכר מקבל את המקור והקונה שומר עותק. המוכר מגיש את ההזמנה ומצרף תעודת משלוח שנבדקת כנגדה. אם יש משהו שלא סופק, הוא נשאר בהמתנה.
מסמך זה שימושי לשני הצדדים. הקונה יכול לשלוט בסוג או בסכום ההוצאה ולעשות תחזית תשלומים. המוכר יכול לארגן את ההזמנות השונות שלו ולערוך תחזית חיובים. בשני המקרים תוכניות ניהול ואפילו גיליון אלקטרוני מועילות. מצד שני, לצרכים משפטיים, לאחר קבלתו, הוא מתחייב לשני הצדדים לחילופי הדברים המוסכמים.
תוכן המסמך
בדרך כלל, בדרך כלל מדובר באותם נתונים הנדרשים בתעודת משלוח, רק שהביטוי "הזמנת הזמנה" או דומה יופיע על נייר המכתב. אנו מפרטים אותם להלן:
- פרטי קונה ומוכר. מספר הזיהוי במס של כל מדינה חשוב מאוד. גם כתובת המס.
- תאריך ומקום הוצאת ההזמנה. הראשון הוא חיוני, במיוחד כדי לשלוט בזמן שלוקח לספק שלנו לספק אותו. בדרך זו אנו יכולים להימנע מהפסקות מניות.
- שם מוצר והפניה. הכמות שהוזמנה, המחיר וההנחות האפשריות, מבצעים או בונוסים כלולים גם כן.
- אמצעי התשלום שנבחרוכן התנאים והסכומים שיש לשלם אם רלוונטי. נקודה זו חשובה לניהול נכון של האוצר.
- עלות כוללתהוצאות תחבורה, ביטוח או דומות אפשריות וכחלק מהותי, החתימה המורשית.
- תאריך ואופן מסירה. בשלב זה, עם המסירה יישלח ללקוח תעודת משלוח לחתימה, שלרוב מצורפת להזמנה. יש לציין גם אירועים אפשריים או מה שלא סופק.
האמת היא שלפעמים דרישות קפדניות אלה נינוחות, תלוי ביחסי המסחר והאמון. במקרים רבים ההזמנות נעשות בעל פה או באמצעות הטלפון. ניתן אפילו לבקש אותו בדוא"ל אך ללא מסמך הזמנה. למרות זאת, נוח תמיד לשלוט בהזמנות אלה.
דוגמה למסמך הזמנה
בואו נראה דוגמה למה יכול להיות מסמך הזמנה. בה אנו יכולים לראות את כל הנתונים הדרושים והנחות והוצאות אפשריות הקשורות לאספקת הסחורה האמורה. גם המקום השמור לאירועים ולחתימת האדם שמקבל את הסחורה.
הערה: הנתונים המופיעים לעיל הם נתונים מפוברקים.