מפת תהליכים - מהי, הגדרה ומושג

מפת תהליכים היא תרשים המאפשר לראות בצורה גרפית את כל התהליכים המתבצעים בארגון ואת קשרי הגומלין שלהם.

בוודאי, התרשים מאפשר לצפות בכל התהליכים המפותחים בתוך חברה. כמו כן, השלבים המרכיבים כל אחד מהתהליכים באופן ספציפי. בכך מתקבל החזון המשותף של כל ההיבטים הקשורים לכל תהליך.

בנוסף, תוכלו לראות את כל קשרי הגומלין בין השלבים של כל תהליך. כמו גם הקישורים בין כל התהליכים, כולם משתקפים בגרף יחיד שהוא מפת התהליך.

במילים אחרות, הגרפיקה מציגה את ההדמיה הכללית של המערכת כאשר כל החברה מאורגנת. זאת, באמצעות תהליכיו וקשריו ההדדיים.

שלבים ליצירת מפת תהליכים

השלבים החשובים ביותר להכנת מפת תהליכים הם:

1. תיחום תהליכים

כידוע לכולנו, תהליך יכול להיות נרחב מאוד, ולכן נוח לבצע תיחום נכון. זה מרמז שכאשר תוחם תהליך, יש לפתח תכנית שאוספת את כל מרכיבי המערכת המיוצגים. התרשים מאפשר לראות תהליך נרחב זה בפשטות ובבהירות.

2. זיהוי היסודות

מצד שני, אלמנט הוא כל מה שיכול להשפיע על תהליך ועל המערכת כולה. הם יכולים להיות היבטים כמו התשתית של החברה, כמו גם האלמנטים הדרושים בכניסה וביציאה של כל תהליך. מפת התהליכים מציגה את כל האלמנטים הללו ואת היחסים שנוצרים ביניהם.

3. זיהוי הקו המבצעי

באופן דומה, זיהוי הקו המבצעי או הפונקציונלי מאפשר לצפות ברצף שיש לעקוב אחר ביצוע כל תהליך. מסיבה זו, במפת התהליכים ניתן לקבוע את המבנה ואת המסלולים שיש לעקוב אחריהם בקו המבצעי.

4. הוסף תהליכי תמיכה

כמובן שתהליכי התמיכה יכולים לסייע בתפעול קו התפעול והניהול. כל תהליכי התמיכה מסייעים לשיפור ביצועי המערכת כולה ולכן יש צורך להתאים אותם לקו התפעולי. תהליכי תמיכה הם בדרך כלל פעילויות מינהליות.

5. הוסף תהליכים המשפיעים על המערכת

במקום זאת, ישנם תהליכים בארגון שיכולים להשפיע על ביצועי המערכת כולה. לכן, בשלב זה, כל האיברים התפקודיים מתווספים בתוך התהליך המשפיעים על המערכת כולה. זה יכול להיות תחומים כמו משוב ואיכות המשפיעים על התהליך כולו באופן כללי.

מדוע יוצרת מפת תהליכים?

פיתוח מפת תהליכים יכול לייצר יתרונות רבים לחברה, החשובים ביותר הם:

• דע כיצד מתפתחות משימות ועבודות בארגון, בזמן הנוכחי.
• הגדל את האיכות של כל הנעשה בתוך החברה.
• שפר את התהליכים המתבצעים בתוך הארגון.
• צור ופתח דרכי עבודה חדשות ושונות, במיוחד כאשר אתה עובר תקופות משבר.
• מדוד והעריך את הנעשה. ואז, עם תוצאות, לחזק פעולות וביצועים.

סימבולוגיה המשמשת במפות תהליכים

במספר גדול של סמלים משתמשים במפת תהליכים ולכל אחד מהם יש משמעות. חלק מהסמלים הנפוצים ביותר הם:

1. חיצים

ואכן, החצים מציינים את הכיוון שאחריו זורמים. זה עוזר לקרוא תרשים זרימה, מכיוון שהוא מציין את כיוון התהליך. למשל, משמאל לימין או מלמעלה למטה.

2. מלבנים

ואילו, המלבנים מייצגים פונקציה שיש לבצע ולבצע. משתמשים בה בתדירות גבוהה מאוד מכיוון שהיא מציגה פעולה, פעולה או משימה שיש לבצע.

3. סגלגלים

מצד שני, אליפסות מצביעות על התחלה או סיום של תהליך. הן הנקודות בתרשים זרימה המציינות היכן אתה מתחיל ואיפה אתה מסתיים. בדרך כלל יש רק התחלה אחת, אך הן יכולות לקבל נקודות סיום מרובות עבור כל שלב.

4. יהלומים

כמו כן, יהלומים מהווים נקודה חשובה בה יש לקבל החלטה. חצים שמסומנים עם כן או לא בדרך כלל עולים מדמות זו. כמובן, רק חץ אחד יוצא מכל יהלום.

במילים אחרות, כל נקודת החלטה מלווה בחץ שכותרתו כן או לא. אפשרות אחרת יכולה להיות נכונה או שקרית.

5. מקבילית

באופן דומה, השימוש במקבילית משקף תשומות ותפוקות של התהליכים בתרשימי הזרימה.

סוגי תהליכים

התהליכים שניתן לדמיין במפות התהליך הם:

1. תהליכים מרכזיים

מלכתחילה, תהליכי המפתח מכוונים לייחס ערך מוסף. לכן, הם קשורים ישירות למוצרים ולשירותים שמציעה החברה. לכן, התוצאה של תהליכים אלה מוערכת ישירות על ידי הלקוח.

כמובן שתהליכים אלה הם המפתח מכיוון שאזורים פונקציונליים רבים מתערבים על מנת לבצע אותם, ומסיבה זו הם דורשים משאבים רבים יותר.

בנוסף, מדובר בתהליכים המסייעים להשגת יעדים, קביעת מדיניות, אסטרטגיות שימוש ולפעולה הכללית של החברה.

2. תהליכים אסטרטגיים

שנית, תהליכים אסטרטגיים נקבעים על ידי ההנהלה הבכירה, מכיוון שהם מגדירים כיצד הארגון פועל וכיצד נוצר ערך. הם משמשים כתמיכה במיוחד בקבלת ההחלטות של התהליך האסטרטגי. התהליך האסטרטגי כולל תכנון, יישום אסטרטגיה ושיפור מתמיד של הארגון.

3. תהליכי תמיכה

שלישית, תהליכי תמיכה תומכים בתהליכים מרכזיים ותהליכים אסטרטגיים. הם חיוניים להשגת היעדים של כל התהליכים ושל מערכת החברה בכלל.

לבסוף, אנו יכולים להסיק כי מפת תהליכים חיונית כדי שיהיה לה חזון עולמי על פעולת הארגון ועל כל תהליכיו. זה עוזר להבין ולהגדיר בבירור את הפונקציות והשחקנים שמבצעים אותם. כל זאת, בהתחשב בארגון כניהול של תהליכים הקשורים זה בזה להשגת תוצאה סופית.