אוטומציה של משרד היא שילוב של חומרה ותוכנה לפיתוח, אוטומציה ותיעוד דיגיטלי של המידע הדרוש למשרד כדי לבצע את התהליכים והמתודולוגיה בצורה נכונה.
אוטומציה משרדית נולדה בסוף שנות ה -40, אך היא התפתחה בסביבות שנות ה -70 של המאה העשרים. הכנסת מעבדי תמלילים שהחליפו מכונות כתיבה במשרדים, קשורה רבות למקורם.
צ'רלס סימוניי היה היוצר של אוטומציה משרדית בשנת 1948 באמצעות השקת מיקרוסופט אופיס, בשיתוף פעולה עם ריצ'רד ברודי.
אין ספק שמושג זה מתייחס תמיד וקשור לעבודה משרדית ולכלים המשמשים לביצועה.
זה היה שינוי חדשני מאוד. במובן זה, תהליך זה שימש לייעול העבודה המשרדית, ונוצרו גם אפשרויות חדשות לביצוע. פעילויות ידניות, שהיו העיקריות באותה תקופה, הוחלפו וחלקן היו אוטומטיות.
הנהלים המינהליים, תכנון הפגישות, הכנסת האינטרנט, השימוש במחשבים ובמעבדים ורכיבי המשרד השונים עמדו במרכז הבמה כדי לייעל את כל המשימות.
כלים בסיסיים של אוטומציה משרדית
אלה הם הבולטים ביותר:
- מעבדי טקסט: בשימוש נרחב בעבודה משרדית.
- מחשבונים: רכיבים המייעלים את כל תהליכי החשבון והמספרים הקשורים למשימות המתבצעות.
- תוכניות ניהול מדפסות: ללא ספק, אובייקט חיוני בכל משרד שנדרש להמיר מסמכים וירטואליים למסמכים פיזיים.
- תוכניות מסרים מיידיים: מאוד שימושי לתקשורת בין עובדים ולהעברת מידע מיידי.
- מאגרי מידע: חשוב מאוד להקליט נתונים הקשורים לחברה, ארגון או פרויקט.
- גיליונות אלקטרוניים: משהו שנמצא בשימוש נרחב להקלטת חשבוניות, למשל, או ניהול ניהול חשבונות מעודכן.
- מכונות פקס: בדומה למדפסות, מכשירי פקס נמצאים בשימוש נרחב במשרדים, לפעמים שני הרכיבים כלולים באותו מכשיר.
אוטומציה משרדית הייתה התקדמות אדירה בעבודה במשרד.
דוגמה לאוטומציה של משרד
תוכניות כמו Excel, Word, PowerPoint חוללו מהפכה בדרך העבודה. תוכניות אלה כלולות בחבילת Office. זה משווק על ידי מיקרוסופט. עם זאת, קיימות חבילות אוטומציה משרדיות דומות שאין עליהן כל עלות.
בנוסף, כמובן, שאר המכשירים שהוזכרו הצליחו להפוך תהליכים לאוטומטיים, ולפתח שיטה זריזה יותר לביצוע משימות משרדיות.