בקרה פנימית היא הליך המהווה חלק מהבקרה על משאבים ונכסים של חברה, ומשמש לניהול תיעוד של פעילותה ועקיבותיה..
ככל שחברות צומחות, קשה יותר ויותר לעקוב אחר המתרחש במשאבים שלהן, בנכסיהן, בכלים ובאנשים שלהן.
זו הסיבה שהיה צורך להקים מנגנון המאפשר להקליט את השימוש במשאבים אלה, כמו גם את הפעילויות.
דוגמאות לבקרה פנימית במשאבים ובנכסים פיננסיים
שימושים מסוימים בבקרה הפנימית החלים על סחורות הם בדיקות כניסה ויציאה של כלי רכב בבעלות החברה. זה שולט בפעילות הרכב, בלאי, צריכת דלק והאחראי עליו.
כאשר מתמודדים עם רכבי חברה, על הנהגים לשאת יומן בו נרשמות תחילת הדרך וסיומה, יחד עם זמני כל אבן דרך.
דוגמא נוספת היא בקרת המלאי של חומרים במחסן. מערכות FIFO ו- LIFO דורשות בהכרח בדיקת בקרה פנימית בכדי לדעת תאריכים וסוגי חומר או מלאי. זהו קלט חשבונאי, שיכול לשמש גם לצורך פחת סחורות.
לגבי משאבים פיננסיים, מתבצעת בקרה פנימית לפני ביצוע הוצאה, למשל ב- GAV (הוצאות ניהול ומכירות) הנגזרות ממשימות הפונקציות הללו. עם זאת, יש לשלוט בו כדי לא לחרוג מהנדרש לביצוע זה במהלך התקופה.
לדוגמא, אם במשך חודש של מכירות נדרש לקנות גיליונות נייר, עפרונות ודיו למדפסת, בבקרה הפנימית צריך להיות אומדן של ההוצאה החודשית ולבדוק זאת מדי חודש, כדי להגן על שולי ההוצאה.
גיבויים לבקרה פנימית
כשם שמתבצע רישום מיידי של משאבים ופעילויות, חשוב לאחסן אותו כדי ליצור קובץ לגבי כל אלמנט מבוקר.
ישנן תוכנות בקרה פנימיות שונות שחברות יכולות לשכור, או שניתן להזמין גיליון אלקטרוני של Microsoft Excel.
כדי למנוע הפסדים, אתה יכול לקנות ענן אחסון וירטואלי ולהעלות לשם את הקבצים האלה כדי למנוע אובדן.
אם יש לך גם תמיכה בנייר עם חתימות אחריות, זה נוח לספר את המסמכים האלה. לדוגמא, דרך הסורק והתרוקנות לאחר מכן לתיקיות דיגיטליות.
ראשי בקרה פנימית
האנשים האחראים על פעולות הבקרה הפנימית חייבים להיות מסודרים, מאורגנים ומסוגלים לעבוד בתרחישים של ביקוש גבוה, שכן לדוגמא, הם יכולים להיות בעלי שליטה על גורמים רבים במקביל: שליטה כספית בהוצאות, שליטה במניות, שליטה על שימוש בנכסי החברה ובקרת כניסה ויציאה של אנשים.
אם משהו נכשל בתהליך רישום זה, יכולות להיות חריגות במציאות התפעולית ובהון של החברה ביחס לנכסים שלה. מסיבה זו הבקרה הפנימית חייבת להיות חלק ממערכת פעולות מסודרת וכבולה.
בקרה פנימית מספקת תמיכה יקרה בניהול התפעולי של הארגון, ומבטיחה תהליכי עקיבה שקופים ובטוחים.
לכן, חשיבותה נעוצה בעובדה שחברות, ללא קשר למבנה וגודלן, מיישמות מערכת בקרה פנימית כלשהי, על מנת לשמור תיעוד טוב יותר של נכסיהן ולהיות מסוגלות לאבחן היכן קיימות סטיות לוגיסטיות, על מנת לבצע כל העת לשפר את התהליכים בשרשרת הערך שלה.
