הארגון הפורמלי הוא כזה שמתוכנן וקובע מערך כללים, מבנים ונהלים המאפשרים הזמנת פעילויות הארגון.
הארגון הפורמלי מבוסס על חלוקת העבודה, הגדרת דרגות הסמכות השונות ויצירת ערוצי תקשורת בין העובדים.
המבנה וההנחיות שלו מתוכננים על ידי מנהלי הארגון ומשתקפים בדרך כלל במסמכים, תקנים, תהליכים ותרשימי ארגון.
יחסים מחוץ לארגון הפורמלי נחשבים לארגון בלתי פורמלי, הנוצרים באופן ספונטני בין עמיתים לעבודה.
רכיבי הארגון הפורמלי
- מערכת מוגדרת היטב של כללים ונהלים: אשר תוכננו בעבר במטרה להשיג מטרה או מטרה כלשהי.
- מטרות ואסטרטגיות: יעדים קצרים וארוכי טווח מוגדרים יחד עם אסטרטגיות להשגתם.
- מעמד סמלי: המבנה נותן מעמד מסוים לחברים על פי עמדתם וכוחם היחסי.
- פעילויות מוגדרות: הארגון מגדיר את הפעילות של כל אחד מחברי הארגון. חובות ומגבלות נקבעים.
- נתיבי תקשורת: ישנם ערוצי תקשורת מוגדרים אשר חייבים להיות בהתאם להיררכיה ולנהלי הארגון.
- הליכי תיאום: מוגדרים נהלים ומנגנונים לתיאום הפעילות של חברי הארגון השונים.
מקור הארגון הפורמלי
מקורו של ארגון מסוג זה הוא העיצוב שיצרו הבעלים והמנהלים המבקשים להגדיר אסטרטגיות כדי להשיג את יעדיהם בהצלחה.
ישנם לפחות שלושה אלמנטים מרכזיים המגדירים ארגון זה:
- חלוקת עבודה: זה מורכב מחלוקת עבודה למספר פעילויות יסודיות כך שהעובדים יוכלו להתמחות וכך להיות פרודוקטיביים יותר.
- מחלקה: זה מורכב מיצירת מחלקות שונות באותו ארגון כך שכל אחד מהם אחראי על פעילות או מטרה מסוימת. כך למשל: מחלקת שיווק או מחלקת יחסי ציבור. ככל שהארגון גדל, המחלקות הופכות מורכבות יותר ובדרך כלל נוצרות מחלקות דרום או מחלקות משנה.
- לִשְׁלוֹט: מורכב מיצירת מנגנונים לשליטה ומדידה בהתפתחות פעילויות הארגון.
קשר בין ארגון לא רשמי לפורמלי
הארגון הבלתי פורמלי יכול להשלים או לחזק את הארגון הפורמלי באמצעות מערכת יחסים טובה ושיתוף פעולה בין חברי הארגון. עם זאת, הארגון הבלתי פורמלי יכול להחליש גם את הפורמלי. זה קורה כאשר קנאה, אנטגוניזם או כאשר התפקיד הבלתי פורמלי חזק מזה הרשמי.
דוגמה בה הפורמלי אינו עולה בקנה אחד עם הבלתי פורמלי הוא כאשר, על פי המבנה האורגני הקבוע, יש ראש מחלקה, אך בפועל, כל אחד ממלא אחר רעיונותיו והוראותיו של אדם אחר, שאמנם אין לו עמדה של הבוס, בעל אישיות ומנהיגות חזקים מאוד.
דוגמא לארגון רשמי
בתמונה הבאה אנו יכולים לראות את תרשים הארגון שתוכנן כחלק מהארגון הרשמי של החברה:
