תשלום הוא תשלום סכום כסף המיועד לביטול התחייבות. אמנם ההוצאה היא וולונטרית, מכיוון שנוכל לצרוך או לא, התשלום הוא סכום הכסף שיגדיר התחייבות.
הוצאה פירושה ירידה בהון העצמי עקב רכישת טובין או ביקוש לשירות. הוא נרשם לדוח רווח והפסד. כשאנחנו מדברים על הוצאות אנחנו מדברים במונחים כלכליים.
מצד שני, פירושו של תשלום היוצא של מזומנים לרכישת טובין או דרישה לשירות. הוא נרשם למאזן. כשאנחנו מדברים על תשלום אנחנו מדברים עליו תנאים כספיים.
חשוב מאוד להבדיל בין מושגים אלו בכדי לנהל חשבונאות עסקית נכונה.
דוגמה להבדל בין הוצאה לתשלום
כדי להבהיר זאת, אנו נראה את הדוגמה הבאה:
חברת צעצועים קונה 1000 ק"ג פלסטיק מספק כדי לייצר צעצוע חדש לילדים במחיר של 1 יורו לק"ג. מכאן אנו יכולים למצוא את עצמנו בשני מצבים, שהתשלום נדחה או במזומן. אם יש תשלום דחוי, על רכישה זו תהיה הוצאה של € 1000. לכן זה ייצור ירידה בנכסים שלך. כעת, קנייה במונח פירושה שככל הנראה תחזירו אותה תוך 30, 60 או 90 יום, תלוי בהסכם עם הספק. לכן זה לא תשלום אלא הוצאה. אם הרכישה מתבצעת בסמוך לסוף השנה, ייתכן שתשלום ה -1,000 אירו יתרחש בשנה שלאחר מכן. כאשר חברת הצעצועים משלמת לבסוף עבור רכישת הפלסטיק, אנו יכולים לומר שהתשלום התרחש מכיוון שהייתה תזרים מזומנים, כלומר ירידה באוצר החברה.
מדוגמה זו אנו יכולים לחלץ את התצפיות הבאות:
- הוצאה לא חייבת להיות תשלום, ולהיפך.
- יתכן שהוצאה ותשלום יתרחשו בו זמנית. זה יקרה כאשר התשלום במזומן.
בקיצור, הוצאה לא אומרת שהחברה משלמת עבור הטובין או השירות שנרכש, רק הרישום החשבונאי המתאים יבוצע, אך לא כתשלום - אלא אם כן היה במזומן - בעוד תשלום מתרחש כאשר החברה משלמת - שווה יתירות - עבור הטובין או השירות שנרכש, במזומן, בצ'ק או בהעברה בנקאית.
חשוב מאוד גם לדעת מה ההבדל בין הכנסה לגבייה.