התקציב המבוסס על אפס הוא מסמך המשקף כמה והיכן מוקצים משאבי החברה, במטרה להשיג יותר רווחיות ויעילות באמצעות הקצאת פריטי הוצאות מחדש.
במילים אחרות, התקציב המבוסס על אפס חורג מתקציב רגיל או דוח רגיל.
זוהי טכניקה פיננסית וחשבונאית המאפשרת לנו לזהות הוצאות לא יעילות ואף חסרות תועלת. החל מבסיס זה, המטרה היא לקדם את פריטי ההוצאות שיש להם השפעה חיובית גדולה יותר על החברה. אֵיך? ירידה או העלמה של אלו שלא שווים את זה.
דוגמה נפוצה היא כאשר הוצאות דומות מוכפלות. יכול להיות שהחברה התקשרה עם שני קווי אינטרנט בו זמנית מספקים שונים. בתרחיש זה, עלינו לשקול לבטל את אחד משני הספקים ולשמור על זה שנותן לנו את אותו השירות במחיר הנמוך ביותר.
שלבי תקצוב מבוסס אפס
במהלך הכנת התקציב המבוסס על אפס, יש לעקוב אחר סדרת צעדים כך שהתוצאה תהיה מה שאנחנו באמת מצפים לו. תקציב זה צפוי להפוך את החברה באופן כללי. זאת, מכיוון שחלוקה מחדש של ההוצאות תשפיע על כל הדרגים והמחלקות.
לאחר מכן, תהליך ביצוע תקציב מבוסס אפס ייעשה כך:
באופן זה, על סמך חמשת השלבים הללו, ניתן לבצע שינוי בכל רמות הארגון באופן מקיף כמעט.
- הגדרת מטרה עיקרית: זה בערך להיות ברור לפני שמתחילים לפתח את העבודה שהתקציב מבוסס האפס מניח את מה שאנחנו רוצים להשיג או לשפר בחברה שלנו. דוגמה מתרחשת כאשר המטרה היא לצמצם הוצאות כדי לפצות על שלב הכנסה נמוך מסוים של החברה. זה קורה אם החברה מחזיקה בעסק שעובד טוב יותר בעונות מסוימות בשנה. דוגמה טובה לכך הם פארקי השעשועים בקיץ ובחורף.
- הגדרת רמות החלטה: שלב זה הוא האחראי על הגדרת רמות השליטה שנקבעות בין שורות הפיקוד השונות של החברה. לשם כך, הדבר האופטימלי הוא שיהיו מעט קווים אך עם שטף גדול בתקשורת ונוכחות בה כמעט כל הרמות יכולות להרגיש מזוהות. דוגמא לכך היא המקרה של החברה הגדולה המחולקת לשלל מחלקות. על מנת שתהיה תקשורת טובה ביניהם ויתקדם לאותו כיוון, יש להגדיר היטב את פקודות המחלקות יחד עם הפקודות הכלליות של החברה. כך ניתן לזהות ולנתח בעיות העשויות להתקיים במחלקות שונות, למשל.
- פיתוח אסטרטגיות החלטה: בהתבסס על יעד אחד או יותר שהוגדרו ורמות החלטה יעילות, נמשיך ליישם את האסטרטגיה המאפשרת לנו לעמוד ביעדים בכל הרמות. דוגמה לכך היא יעדי המינימום שנקבעו בחוזי עבודה המתגמלים באופן משתנה בהתאם למוצרים או לשירותים שנמכרים.
- ביצוע אסטרטגיות: כאן מתחילה האסטרטגיה שפותחה בכל רמות הארגון להשגת היעדים שנקבעו. בשלב זה עומדים למבחן היעדים והמציאות החדשה של החברה ושינויים מסוימים נעשים לשיפור התהליך. מקרים מסוימים שיכולים לשמש דוגמה הם כאשר הנהלת אמצע רואה כי היעדים הם מעל או מתחת ליכולותיהם של אנשי הממונה עליהם. כתוצאה מכך, העומס המינימלי שיושג יונמך או יוגדל.
- סקירת תהליכים: בשלב אחרון זה של התהליך, נבדק האם עומדים ביעדים, מועדים ובאופן פיתוח האסטרטגיה. בעזרת זה הם רוצים לזהות, למשל, חסימות שעלולות להתרחש. מקרה שכיח במקצת הוא של צבירת הוצאות כלליות מסוימות ללא זיהוי השירות או היעד הספציפי שלהם. להיות מסוגל, בצורה כזו, להתייחס מרכישת קפה לעובדים, לפוליו למשרד. הגדרת הוצאות אלו מאפשרת לנו לנתח את צרכי החברה וכיצד ניתן לשפר את התהליך.
כך שלמרות שהתהליך כולל חמישה שלבים וכל אחד מהם דורש את הקודם שקדם לו, תלוי במודל העסקי ובצורך שלו, ניתן להתאים אותו לשלבים רבים יותר.
יתרונות וחסרונות של תקצוב מבוסס אפס
בהתחשב בכך שהתקציב המבוסס על אפס דורש עבודה רבה ומשפיע על אופן ביצוע הדברים בחברה, הדברים הבאים הולכים לחשוף את נקודות החוזק והחולשה שיכולות להיות כרוכות ביישומה וביצועה:
בהתחשב בכך שהיתרונות עולים על החסרונות רק על ידי ביצוע התהליך בצורה נכונה, משתלם בכל הרמות לאמץ תקציב מבוסס אפס.
במילים אחרות, על ידי השלמת כל אחד משלבי התהליך בהצלחה, החברה עוברת ממצב של חוסר יעילות ודאות מסוימים, לקביעת יעדים מסוימים, תקציב הדוק והקצאה מחדש של משאבים. זה יהפוך את החברה לקיימת יותר מבחינה כלכלית.
דוגמאות תקצוב מבוססות אפס
להלן יוסברו מצבים בהם מימוש תקציב מבוסס אפס הביא לזיהוי חוסר איזון או בעיות מסוימים בחברה:
- שכפול הוצאות: זהה הוצאות כפולות, כלומר הן מספקות את אותו השירות וחברה אחת המספקת אותו מועילה לנו. דוגמאות לכך הן טלפוניה, מנויים לתוכנות דומות, רכישת מוצרים מאותו אופי וכו '.
- זיהוי הוצאות מיותרות או מיותרות: במהלך התהליך התקציבי המבוסס על אפס, אנו עשויים למצוא סעיפי הוצאות שאינם הגיוניים. דוגמאות לכך הן הוצאות על קצבאות לעובדים מבלי שנסעו לשום מקום.
- תחזית הוצאות: אנו מנסים להוציא על פי צרכי החברה, ללא עודפים. זה קורה, למשל, בעסקים עונתיים שחייבים להתאים את הקצאת המשאבים בהתאם לתקופת הקיץ. דוגמה לכך היא שבשביל מסעדה, רכישת גלידה תתבצע במידה רבה יותר בקיץ מאשר בחורף.
- הקצאת הוצאות לפי יחסים: למרות שלכל המחלקות יכולה להיות הקצאה ספציפית משלהם, המחלקה בעלת ההחזר על ההשקעה הגבוה ביותר על מה שהושקע בה, תהיה הרווחית ביותר להגדלת ההשקעה בה. מחלקה אחת הנשענת במידה רבה על סוג זה של חזון היא מחלקת השיווק.
אלו הם כמה מהמצבים שניתן למצוא בחברות. תלוי במגזר, בגודל ובמודל העסקי של הארגון, נקודת שיפור או תיקון כזו או אחרת נוטות להימצא במהלך הכנת התקציב המבוסס על אפס.
עלויות ברירת מחדל