מטריצת RACI משמשת להקצאת והגדרת מידת האחריות המתאימה לכל אחד מהאנשים המעורבים בביצוע פרויקט.
זה ידוע גם כמטריצת הקצאת אחריות. מטרתו היא להצליח לקבוע את התפקידים והאחריות השונים שעליהם לקחת כל אדם שמתגבש בביצוע פרויקט.
כתוצאה מכך, מומלץ להכין אותו בתחילת הפרויקט. כך שכבר מההתחלה יהיה ברור וביסס את התפקיד והאחריות שכל אדם שמשתתף בפרויקט ייקח על עצמו. זה גם מבטיח כי שיתוף פעולה גדול יותר יושג על ידי כל המשתתפים.
מה הפירוש של כל אות המרכיבה את שם מטריצת RACI
שמה של מטריצת RACI מורכבת מארבע אותיות ולכל אות יש משמעות. המשמעות של כל אות היא כדלקמן:
אות ר
ללא ספק, ה- R הוא האות המציין מי לוקח אחריות. מכתב זה מגדיר את תפקידו של מי שאחראי על ביצוע משימה מסוימת. לכן, אתה לוקח אחריות על הכנסת שיעורי בית שהושלמו בזמן ובאופן שנקבע.
מכתב
באופן דומה, האות A קובעת מי מאשר. תפקיד האדם שישמש כמאושר הוא לקבל ולאשר את המשימה שהגיש האחראי. במילים אחרות, המאשר מאשר כי העבודה בוצעה על פי הדרישות הנדרשות.
אות ג '
האות ג מצידה מציינת עם מי מתייעצים. בדרך כלל הם מומחים או בקיאים בנושא ומשימה אשר מתייעצים לקבלת חוות דעתם והצעותיהם בהיבט כלשהו של משימות הפרויקט. החיצון התייעץ עם חוות דעתו בהיבט כלשהו שיש לקחת בחשבון במימוש הפרויקט, מכיוון שהוא מומחה בנושא.
אות I
לבסוף, המכתב I קובע מי מדווח. תפקידם של אנשים אלה כולל כל אדם שחייב להיות מיודע אודות תהליך האבולוציה ופיתוח המשימות המהוות חלק מהפרויקט. יש ליידע אותם גם לאחר השלמת המשימות.
יתרונות הכנת מטריצת RACI
היתרונות העיקריים שיש להשיג כאשר מטריצת RACI מיוצרת הם:
- התפקידים והאחריות של כל אחד מהמשתתפים המעורבים בפרויקט מוגדרים בבירור.
- ניתן לקבוע איזה אדם לוקח על עצמו את האחריות של מתן חשבונות ביחס למשימות או לעבודות שיש לבצע.
- זה מאפשר איזון בין עומסי העבודה בין האנשים, הצוותים או המחלקות המעורבים בפיתוח הפרויקט.
- זה מקל על מעקב מבוקר אחר התפתחות וביצוע המשימות והעבודה הנדרשת להשלמת פיתוח הפרויקט בהצלחה.
כיצד לבנות מטריצת RACI
כדי לפתח מטריצת RACI, יש לבצע את השלבים הבאים:
שלב 1
ראשית, המשימות שיש לבצע במסגרת פרויקט נקבעות וממוקמות כשורות המרכיבות את המטריצה.
שלב 2
שנית, האנשים המעורבים בפיתוח הפרויקט מזוהים ומוצבים בצורה של עמודות בתוך מערך המטריצה.
שלב 3
שלישית, אותיות המילה המרכיבות את שמה של מטריצת RACI ממוקמות. על ידי הקצאת כל אות בכל משימה, ניתן להגדיר מי מהאנשים המעורבים יהיה אחראי, מי מאשר, עם מי מתייעצים ומי צריך להיות מיודע בביצוע כל משימת פרויקט.
שלב 4
לבסוף, ניתן יהיה לקבוע אם כל העבודה מופצת היטב, האם יש מקום ריק ואם יש כפילויות. זאת על מנת לוודא שהכל מעוצב היטב ולהימנע מבעיות מאוחרות יותר.
יתרונות וחסרונות ביישום מטריצת RACI
היתרונות שניתן להשיג בביצוע פרויקט על ידי יישום מטריצת RACI הם הבאים:
1. יש תהליך תקשורת זריז ופשוט
תקשורת בדרך כלל מתגלה כפשוטה ומהירה יותר, שכן מטריצת RACI מאפשרת לך לדמיין בבירור את התפקיד והפונקציה שעל כל אדם לשחק. זה לא מבטל, אבל זה ממזער בעיות תקשורת בין האנשים המעורבים בפרויקט.
2. שפר את התפוקה
ברור, על ידי מזעור בעיות תקשורת, הדבר תורם לשימוש טוב יותר בזמן וכתוצאה מכך מושגת עלייה בפריון. זמן ההשלמה של כל משימה מתקצר וזה מייעל את תהליך הביצוע הכולל.
3. חלוקה נכונה של העבודה
בנוסף, מטריצת RACI מאפשרת לך לדמיין את האחריות והפונקציות, כך שניתן יהיה לזהות אם עומס העבודה מופץ בצורה מידתית. אם ניתן לקבוע כי לאחראי מופקד עומס עבודה מוגזם, נעשים ההתאמות הנדרשות לפני ביצוע הפרויקט. השגת חלוקה מאוזנת יותר של נטלים ואחריות.
4. הציפיות מתקיימות
ואכן, בעת יישום כלי זה, התוצאות המתקבלות בסוף פרויקט דומות מאוד לתוצאות הצפויות בתחילת הפרויקט. זה קורה מכיוון שאתה יכול לשלוט טוב יותר בכל המשימות שיש לפתח. בנוסף, כל אדם יודע באופן ספציפי על מה הוא אחראי בכל תהליך ביצוע הפרויקט.
למרות שהיתרונות גדולים ורבים, יכולים להיות גם חסרונות למטריצת RACI.
- בהתחלה זה יכול להיות מורכב מדי ליישום, שמשפיע לרעה על הבנתו.
- למרות העובדה שמטריצת RACI היא כלי נהדר, זה לא מספיק רק כדי ליצור אותה, אלא אתה צריך לעמוד בה.
- בהתאם לאמור לעיל, למי שלא מכיר את המטריצה, זה יכול להיות יקר להפיק אותה בפעם הראשונה.
- קיימת האפשרות שישנם פרויקטים שאינם דורשים תכנון מסוג זה, ולכן יצירת המטריצה עשויה להיות יותר דבר שמאט את הפרויקט, מאשר משהו שמניע אותו.
לסיכום, מטריצת RACI היא כלי שימושי מאוד שניתן ליישם בכל סוג של פרויקט. מכיוון שהוא קובע את התפקידים והתפקידים של כל האנשים שמשתתפים במימושו. זה מעדיף שליטה טובה יותר והשגת תוצאות טובות יותר בסוף הפרויקט.