מעשה מינהלי הוא מסמך שהונפק על ידי חברה שמטרתו להודיע לאחד מעובדיה על חוסר או אי ציות באופן רשמי וכצעד מוקדם לפעולות עתידיות.
חברות מוציאות מעשה מינהלי ככלי סנקציה, נזיפה או אזהרה לעובד מסיבות שונות. אלה בדרך כלל מוצדקים בקודים פנימיים או בחקיקה הנוכחית.
לעיתים קרובות סוגים אלו של סימנים מגיבים לרשלנות מצד איש המקצוע, התנהלות שלא על פי החוק או הפרה של המשטר או קוד ההתנהגות שקבע הארגון.
מסמך מסוג זה מהווה, בהזדמנויות רבות, גם תנאי מוקדם לביצוע פעולות משפטיות נגד עובד או פיטורים בדרך ראויה ובהתאם לתקנות העבודה.
מאפייני רישום מנהלי
לרשומות המינהליות יש שורה של מאפיינים ודרישות המרכיבים אותם כראיה מהימנה למצב לא סדיר של עובד:
- יש לזה ערך משפטי. אזהרות מסוג זה של חברה תקפות כראיה ב התדיינות משפטית בעלי אופי עבודה, המציין בפירוט היעדרות של העובד.
- הם מראים בפירוט את סיבת הסנקציה ומנוגדים אותה לתקנות העבודה הקיימות בשטח בו פועלת החברה ומשפיעות על העובדות האמורות.
- יש לפרט באופן ספציפי את ההפרה האפשרית. לכן עליך לציין את מטרת ההודעה וכן את תאריך התרחשותה.
- אם יש אנשים העדים למעשה שהוקע, יש לציין זאת. ברוב המקרים העסקיים לוקחים בחשבון את תפקיד יתר הצוות וכן את המפקחים הישירים של איש המקצוע.
- תפקיד חשוב במובן זה הוא של טכנולוגיית מעקב וידאו, שליטה בגישה לתחנות עבודה או התוכנה המשמשת את החברה, המשמשות מכשירים לניטור פעולות העובדים ויכולות להוכיח הוכחה לרשלנותם האפשרית.
- בנוסף לדיווח על אירועים ספציפיים, עליך לציין את ההשלכות האפשריות של הסנקציה. כלומר, בין אם זה הולך יד ביד עם קנסות כספיים ובין אם מדובר בצעד מקדים להחלטות בעלות חשיבות גדולה יותר כגון פיטורים קרובים.
מעבר לאופי המסמכים של המסמך, מעשה מינהלי נותן אפשרות לאדם שקיבלו הודעה להציג את טענותיו או אינדיקציותיו בעניין זה בתוך פרק זמן מוגדר.
הסיבות העיקריות לניסוח פעולה מינהלית
מרבית המעשים המינהליים מגיבים לכשלים או להפרות שמקורם בקוד ההתנהגות שחברה אולי הקימה.
כל סוגי הפשעים או העבירות הנשלטות על ידי חקיקת השטח בו היא מבצעת את פעילותה הכלכלית נלקחים בחשבון.
לפיכך, הגורמים העיקריים מקובצים לסוגים הבאים:
- היעדרות עבודה לא מוצדקת או אי עמידה בשעות העבודה שנחתמו בחוזה העבודה בין החברה לעובד.
- פעולות נגד בריאות הציבור או תקלות הקשורות להיגיינה ובטיחות במתקנים.
- התנהגות בלתי הולמת או לא מכבדת של עמיתים ו / או מפקחים בסביבת העבודה.
- מעשים אלימים או מעשים המונעים מצריכת אלכוהול או סמים בסביבת העבודה.
- שימוש לא אחראי במרכיבי הרכוש הקבוע של החברה או בהידרדרות לא מוצדקת במשאבי החברה.
בשנים האחרונות הופעתן של טכנולוגיות חדשות והתאמתן של חברות לסביבה הדיגיטלית הניעו את התפתחותן של התנהגויות עבודה חדשות.
יד ביד עם זה התגבשו התנהגויות דיגיטליות חדשות שעונשות. אלה כוללים הטרדות וירטואליות של עמיתים, שימוש בציוד מחשב לפעולות מחוץ לעבודה ופשעים דיגיטליים רבים אחרים.