מסמך הוא התיעוד הכתוב, באופן פיזי או וירטואלי, המשקף את מאפייני האירוע או הנסיבות.
כלומר, מסמך הוא עדות על אירוע או מצב. זה יכול להיות טקסט שנכתב על נייר (או תמיכה חומרית אחרת כמו קרטון) או קובץ שנשמר בתמיכה אלקטרונית.
ניתן להשתמש במסמך כדי להקליט עובדה רלוונטית. לדוגמא, אם אדם מסיים את לימודיו באוניברסיטה, הוא יכול לבקש מהגורם החינוכי מכתב ובו כל הנושאים שנלקחו והציונים שהושגו.
כמו כן, מסמך יכול להיות תוצאה של עבודה. לדוגמא, אם חוקר יבצע מחקר על ההשפעה האפשרית של זיהום על כלכלת העולם, זה יתורגם לטקסט. זה יהיה מסמך אקדמי.
בסביבה היומיומית ביותר, כל האנשים, כאשר אנו מבצעים נהלים בפני הרשויות, משתמשים במסמכים כדי לתמוך בעובדות שאנו רוצים להדגים. הנפוץ ביותר הוא תעודת הזהות, בה תוכלו להציג את כל הנתונים האישיים של הפרט כמו שם, שם משפחה, גיל, מין וכתובת.
מטרת יצירת המסמך היא להשאיר עדות לעניין העניין, ואז ניתן לשמור אותו לאורך זמן.
כמו כן יש לציין כי הטכנולוגיה מאפשרת לנו לשמור ולשתף כמות גדולה של מידע הכלול במסמכים דיגיטליים. זאת, באמצעות דוא"ל, pendrive או אפילו הענן.
סוגי מסמכים
ניתן לסווג מסמכים תחת קריטריונים שונים. לדוגמה, בהתאם למקור, ניתן לחלק אותם לדברים הבאים:
- יְסוֹדִי: הם אלה המכילים את המידע המקורי של הכותב. לדוגמא, עבודת גמר שפרסמה אוניברסיטה בנושא שמעולם לא נחקר לפני כן.
- מִשׁנִי: הם אלה ששונו בצורה כלשהי. לדוגמא, אם נחזור לנושא התזה, זה עשוי להיות סיכום שנעשה עליו.
- שלישי: האם אלה נובעים מהטיפול במסמכים משניים. לדוגמא, מאמר בעיתון המבוסס על סיכום התזה שכבר הזכרנו.
כמו כן, תלוי בסוג הישות שמנפיקה אותם, הם יכולים להיות:
- קהלים: אלה שהונפקו על ידי גופים במגזר הציבורי (מינהל ציבורי).
- פְּרָטִי: הם מוכרים על ידי הגורמים המעוניינים, אך לא בפני הרשויות.
עלינו לזכור כי יש להכשיר מסמכים מסוימים כדי שיהיו תקפים בפני הרשויות. אנו מתייחסים, למשל, לצוואה או לחוזה. באופן זה, אם קיימת אי-ציות מצד מי מהצדדים המתקשרים, הצד המושפע יכול להמשיך בתביעה בפני גורמי הצדק.
