סוגי הזמנות - מה זה, הגדרה ומושג

סוגי ההזמנות הם צורות הבקשה השונות לרכישת חומרים או שירותים שהחברה מספקת לספקיה.

חשוב לומר כי הבקשה להזמנות נעשית על ידי מחלקת הרכש של חברה. הזמנות אלה מנוסחות בהתאם לדרישות לחומרים ושירותים הנערכים על ידי מחלקות הייצור או המחסן.

מחלקת הייצור מצידה מציבה דרישות אלה בהתחשב בכך שהארגון מספק את אותם סחורות ושירותים שיהיו דרושים לביצוע תהליך הייצור.

בינתיים, המחסן או מחלקת המחסנים עושים זאת בכדי לקבל את הזמינות הדרושה של מוצרים. זאת, כדי לענות על בקשות הלקוחות שקונים את המוצרים שהחברה מוכרת.

סוגי הזמנות

ישנם סיווגים שונים של הזמנות, בין החשובים ביותר אנו יכולים להזכיר את הדברים הבאים:

1. על פי התנאים שנקבעו בין הצדדים

על פי התנאים שנקבעו בין הצדדים, ניתן לסווג את הצווים ל:

ל. סדר מותנה

כמובן שההזמנה המותנית היא סוג של הזמנה שמילויה מוגבל על ידי מערכת תנאים מסחריים שהקונה דורש מהמוכר. תנאים אלה יכולים להיות כמה יתרונות כגון הנחות, אמצעי תשלום, זמני אספקה ​​ותנאים בעתיד הביקוש.

לכן, מימוש העסקה יהיה תלוי בקבלת תנאי החוזה על ידי המוכר. כלומר, טופס הזמנה זה נקרא הצעת הזמנה.

ב. הזמנת החברה

סוג זה של הזמנה מתרחש כאשר הקונה והמוכר מסכימים על כל התנאים שנקבעו. זה לא דורש לבצע שום סוג של משא ומתן לצורך התאמה. זאת, לאור שכל התנאים נקבעו בעבר והחוזה המקביל נחתם. המסמך הוא כבר הערת הזמנה.

2. על ידי האובייקט המבוקש

על פי האובייקט המבוקש, ההזמנות יכולות להיות:

ל. בקשה לשירותים

מטבע הדברים זו הבקשה הרשמית למתן שירות או משימה על ידי לקוח. תכונה זו עשויה לכלול או לא לכלול את החומרים הדרושים לביצוע המשימה. אם אינך כולל את החומרים, מבקש ההזמנה אחראי לעלות החומרים.

ב. צו חומרים

סדר החומרים משמש חברות שדורשות מוצרים או חומרים מסוימים כדי לבצע את משימותיהם ולהיות מסוגלים לתפקד. הם יכולים להיות מפעלים שהופכים חומרים למוצרים או חברות הפצה שמוכרות מוצרים. כלומר, ניתן להשתמש בחומרים לצריכה או למילוי מלאי מוצרים.

3. לפי יעד החומר

בהתאם ליעד של החומר המבוקש, ההזמנות יכולות להיות:

ל. צו החלפה

ללא ספק, הזמנות החידוש מתבקשות על ידי מחסן המחסן או מחסן החברה. דרישות אלו נעשות על מנת לשמור על כמות המניות המינימלית שהחברה זקוקה לה. זאת, על מנת לעמוד ביעילות בדרישות השגרה של לקוחותיה הפנימיים או החיצוניים של החברה.

ב. בקשת צרכנים יוצאת דופן

ניתן ליצור הזמנה יוצאת דופן כאשר לחברה יש אספקה ​​מספקת של חומרים אלה בתהליך האחסון שלה. אך מכיוון שהחברה מצפה לצריכה גדולה יותר או לביקוש גדול יותר, היא מבצעת הזמנות יוצאות דופן. באופן זה היא מצליחה לעמוד בכך על ידי עמידה נאותה בדרישות השוק.

4. לפי טופס ההזמנה

לגבי הטופס, ההזמנות מסווגות כ:

ל. סדר רגיל

ברור שהזמנה רגילה מתבצעת בדרך הרגילה לכיסוי ההיצע לפרקי זמן קצרים. זמן זה יכול להיות משבוע, חודש או השתתפות בעונה ספציפית. ככלל, הזמנות אלה נעשות בהתאם למדיניות האספקה ​​המופעלת על ידי החברות. כלומר, הם מגיבים להיצע הרגיל שהארגון דורש.

ב. סדר מתוזמן

מנגד, ההזמנה המתוזמנת נעשית על סמך נתוני הרכישה ההיסטוריים של החברה, בהתחשב בתקופות רגילות לביצוע ההזמנות. באופן זה, הוצאות הניהול ורכישת החומרים מופחתות. הסיבה לכך היא שהחברה, בעת תזמון ההזמנות שלה, קונה בהיקפים גדולים.

כמובן, סוג זה של הזמנה זקוק לשליטה בתאריכים שנקבעו למשלוחים, מכיוון שכשל במשלוחים עלול להשפיע על כמות המלאי הדרושה.

ג. הזמנה פתוחה

הזמנת שמיכה מתרחשת כאשר יש התחייבות לרכוש חומרים ומוצרים בהיקפים גדולים. אך המשלוחים מתבצעים בכמויות קטנות יותר על ידי מרחק זמן אספקה. הזמנות אלה יכולות להתמודד עם כמויות משוערות, שנרכשות בהדרגה.

כיצד ניתן למסד כל סוג של הזמנה?

הזמנות חייבות להיות רשמיות כדי שהציות יעיל. הדרכים הנפוצות ביותר לאשר הזמנה הן כדלקמן:

1. שימוש בטלפון

ראשית, אישור ההזמנה יכול להיעשות באמצעות תקשורת טלפונית. אך בכדי שההזמנה תהיה רשמית, נוח להשתמש במסמך כתוב לאחר ביצוע האישור בטלפון.

2. שימוש באמצעי תקשורת בכתב

שנית, שימוש במדיה הכתובה. הצורות הנפוצות ביותר של תקשורת בכתב הן מכתבים, פקס ודואר אלקטרוני. לטפסים כתובים יש יתרון שכל התנאים נקבעים באופן רשמי בין קונים ומוכרים.

3. הערת הזמנה

שלישית, הערת הזמנה היא מסמך מודפס המכיל את הנתונים החשובים ביותר בכדי להקל על הזנת המידע ולהאיץ את התהליך. זה מקל על תהליך הקנייה והמכירה.

4. באמצעות סוכן מסחרי

כמו כן, ניתן לרשום את ההזמנה כאשר הסוכן המסחרי מספק את טופס ההזמנה ואז נחתם למימוש.

לסיכום, ניתן לומר שיש סוגים שונים של הזמנות. אלה מותאמים לצרכים ולדרישות הספציפיות של כל חברה. כעת, מה שצריך להיות ברור הוא שללא קשר לסוג ההזמנה בה נעשה שימוש, על ההזמנה לכלול בבירור את כל תנאי המכירה החשובים לחברה.

יש לקבוע תנאים אלה כגון מחירים, הנחות, מועדי אספקה, איכות וכל דבר אחר העשוי לעניין. זאת, כדי לא לעורר פרשנויות שונות.