ניהול התשלומים הם כל אותן משימות של ניהול, בקרה, ניהול ושליחת עסקאות כספיות לספקים בארגון.
הארגון של ניהול התשלומים הוא בתוך מִשׂרַד הַאוֹצָר במחלקה הפיננסית של חברה. המשימה הבסיסית של מנהלי התשלומים היא ארגון הכסף שישולם לנושים. כמו כן ניהול אותם מסמכי גבייה (חשבוניות, חובות, תיקונים …), ביצוע חיזוי, בקרה ותיאום בין התזרים הכספי בחברה.
בנוסף, מחלקת ניהול התשלומים אחראית על אימות ספקים, בדיקת יתרות, שליחת כסף והתאמה עם נתוני הספק על בסיס קבוע כאשר נוצר פרופיל נושה חדש, ולעתים אף חיוני לבצע ביקורות באותה רמה פנימית. על תשלומים ויתרות בין ספק ללקוח.
ההבדל בין ניהול תשלומים וניהול גבייה
זה שונה מניהול הגבייה בכך שהראשון מנהל תשלומים מחו"ל לחברה שלנו. בינתיים, ניהול התשלומים מנהל את תשלומי החברה שלנו בחו"ל.
באופן אחר, ניהול הגבייה מנהל את זרמי הכסף וניהול התשלומים את זרימת הכסף.
בארגונים גדולים, במיוחד אם יש להם רכישות חשובות, ניתן למצוא תחומי ניהול תשלומים ספציפיים ובלתי תלויים ממחלקות אחרות, מה שמקנה לו רלוונטיות רבה יותר ובעל צוות מיוחד בכל אחת מהמשימות שהוזכרו לעיל.