מטריצת אייזנהאואר היא ייצוג גרפי, המראה את המשימות בהמתנה לביצוע, אך עושה זאת על ידי סיווגן לפי מידת החשיבות של משימות אלה. באופן זה, מאפשר לארגן אותם לפי רמת חשיבות.
מטריצת אייזנהאואר היא ייצוג גרפי, שבו מוצגת רבע בעל שני צירים. צירים אלה מראים את מידת החשיבות, כמו גם את הדחיפות הנדרשת לכל משימה. במובן זה, הרבע עוזר לנו לסווג משימות, בהתאם למידת חשיבותם וזמני המסירה שלהם. יחד עם זאת, לעומת זאת, היא מאפשרת ארגון עבודה, כך שבמבט חטוף נוכל לארגן את כל העבודות הממתינות.
מטריצת אייזנהאואר מורכבת מארבעה בלוקים.
הסיווג שלה, כפי שאמרנו, קובע את המשימות על סמך הדחיפות שמשימה כזו דורשת, כמו גם חשיבותן.
כיצד מתכננת מטריצת אייזנהאואר?
עלינו לדעת כי מטריצת אייזנהאואר, כאמור, מורכבת מארבעה רביעים.
ברבע הראשון הן המשימות החשובות והדחופות ביותר. במובן זה, אנו מדברים על הפרויקטים החשובים ביותר, הדורשים תשומת לב רבה יותר, כמו גם דחיפות בביצועם. אלה משימות העדיפות בביצוע.
ברבע השני יהיו המשימות, בהיותן חשובות, דורשות פחות דחיפות. רביע שכולל את המשימות הללו להתבצע בפרק זמן ארוך יותר, אך דורש תשומת לב רבה, ולכן הרבע הזה יכול לעזור לנו להיות פרואקטיביים בעבודה. יש לתזמן משימות אלה, במטרה למנוע.
מצד שני, ברבע השלישי יש לנו את המשימות שאמנם אינן חשובות, אך דורשות דחיפות רבה יותר. במובן זה עלינו להיזהר שלא למקם משימות אלה ברבע הראשון. זה קובע את אלה שלמרות הדחיפות שהם זקוקים להם, הם פחות חשובים. אלה ניתן להאציל לאנשים אחרים.
לבסוף, הרבע הרביעי מורכב מאותן משימות שאינן דחופות ואינן חשובות. במובן זה, אנו מדברים על הרבע הפחות חשוב של המטריצה. ובכן, בהקפדה על משימות אלה, עלינו לדעת כי אלה האחרונים אליהם מושם תשומת לב. אלה, במקרים רבים, ניתנים לביטול.
כדי לקבל מושג ויזואלי יותר, מוצגת דוגמה לאופן שבו תראה מטריצת אייזנהאואר:
כיצד עובדת מטריצת אייזנהאואר?
עלינו לדעת שכמו כל מטריצה, למטריצת אייזנהאואר יש פונקציה ספציפית, המוגדרת על ידי המחבר, המסייעת לנו להכין את המטריצה שלה, וכן להשתמש בה בצורה נכונה.
במובן זה, כפי שמוצג בייצוג הגרפי שלו, יש לנו ארבעה רביעים, המסודרים בשני צירים המודדים את מידת החשיבות, כמו גם את הדחיפות, של כל המשימות שלנו.
הרבע הראשון, כפי שמוצג בהגדרתו, יכלול את המשימות עם העדיפות הגבוהה ביותר, ואשר, באופן מסוים, עוזרות לנו להשיג את יעדי העדיפות שיקבעו את השגת יעדינו. ברבע זה נכלול משברים הדורשים פיתרון מיידי, בעיות הדורשות פיתרון מהיר, פרויקטים חשובים בעלי חשיבות רבה יותר.
שנית, הרבע השני מתמקד באותן פעילויות חשובות אך לא דחופות. במובן זה נכלול משימות הקשורות להתבוננות בהזדמנויות חדשות, בניית מערכות יחסים, כמו גם משימות חשובות אחרות, אך אינן דורשות דחיפות.
שלישית, יש לנו את הרבע השלישי, הכולל משימות שאינן חשובות, אך אכן דורשות דחיפות. ברבע זה נכלול שיחות טלפון עם לקוחות, מיילים, פגישות, פעילויות מוסדיות, בין היתר.
במקום הרביעי והאחרון יש לנו את הרביע הרביעי. היא משלבת משימות שאינן חשובות ואינן דחופות, ולכן לא ניתן לה חשיבות רבה מכפי שכבר הייתה לה. הרבע הזה יכול לכלול היבטים כמו ארוחת בוקר במשרד לפרקי זמן ארוכים, כמה שיחות שלא תורמות כלום, מיילים שלא קשורים בכלל לפעילות בעבודה, פעילויות שאינן עבודה, בין היתר.
עם ארבעת הרבעים הללו, ועל ידי הזמנת המשימות היטב, המטרה היא שהעובד יגדיל את התפוקה והיעילות שלהם.
מטרות מטריקס אייזנהאואר
כפי שאמרנו, יש סדרה של יעדים לעמוד ביישום המטריצה האמורה.
במובן זה נוכל לכלול את היעדים הבאים, כמו אלה שנמשכים בעיקר על ידי מטריצה זו:
- תפוקה מוגברת.
- יעילות ויעילות רבה יותר בניהול המשימות.
- השג את היעדים בזמן.
- ארגן את העבודה בצורה טובה יותר.
- ריכוז גדול יותר בעדיפות.
- ניהול משברים.
- משמעת.
- לִשְׁלוֹט.
- נוף.
בין יעדים רבים אחרים שניתן ליישם באמצעות יישום המטריצה האמורה.
