המעקב אחר פרויקט מתייחס לביצוע סדרת פעולות במטרה לאמת את ההתפתחות הנכונה של ביצועו.
לפיכך, ניטור הפרויקט, ולאחר שתוכנן, מתחיל ביישום הפרויקט.
שלב הניטור מורכב מאימות אם השלבים השונים של הפרויקט מבוצעים, בזמן ויוצרים כל אחד מהם. לשם כך משתמשים בסדרת פרמטרים ומשתנים המאפשרים לנו לברר האם קיימות חריגות מהתכנית הראשונית או לא.
חשיבות ניטור הפרויקט
שלב זה חיוני לקביעת הצעדים הדרושים לפתרון הבעיות הנתפסות בביצוע. איננו יכולים להתחיל במשהו אם לא היה לנו בעבר מפת דרכים, וכן נוהל לוודא שהפרויקט פועל כהלכה. מסיבה זו יש לקבוע מעקב ברור, תמציתי ומפורט, עם כל הדרוש בכדי לקבל החלטות.
בנוסף, כפי שנראה בסעיף הבא, חיוני לקבוע בבירור כיצד יתבצע ניטור זה. חשוב שכולם יידעו מה מצופה מהם ומה צריכה להיות פעולתם במקרה של מקרה.
שלבי ניטור הפרויקט
בואו ונראה בפירוט אילו יכולים להיות השלבים החשובים ביותר במעקב אחר פרויקט, כמו גם את הדרישות העיקריות שלו.
- מידה: ראשית, אתה צריך למדוד. מדידה נחוצה כשאנחנו רוצים לשלוט במשהו. עלינו לדעת כמה רחוק נוכל להגיע או מה יהיו הגבולות לשקול הצלחה או כישלון. לכן, יש צורך להעלות פרמטרים ומשתנים, כמו גם את הנהלים המשמשים לניתוחם.
- מפגש וניתוח: לאחר מכן, עליך לפגוש ולנתח את הסטיות. הפגישות צריכות להיות תמציתיות, מדויקות וישירות. עליכם לדבר על העניין עם האינדיקטורים ביד ועם עותק לכל משתתף. מהפגישה יש להסיק בבירור מה הבעיה, כמו גם הסיבות וההשלכות שלה.
- חפש פתרונות: בשלב הבא עליכם להחליט באיזו דרך ללכת לפתור חריגות אלה. לשלב זה, עדיף שכולם יעבדו באזור שלהם ועם קבוצה משלו או באופן אינדיבידואלי. בפגישה שלאחר מכן ישקול פתרונות אלה על מנת לבחור את המתאימים ביותר.
- למדוד מחדש: לבסוף, עליך למדוד שוב. לאחר ביצוע התיקונים, יש להשתמש שוב בניתוח כדי לראות אם הם עבדו. אם הצלחנו, הפרויקט ממשיך; אחרת, יהיה צורך להתחיל מחדש.
דוגמה לניטור פרויקטים
בשלב הבא אנו הולכים לראות דוגמה לסיום.
בואו נדמיין חברה שמייצרת נעליים. חברה זו מייצרת נעליים ומפיצה אותם בין חנויות מרובות מותגים שונות.
בואו נראה איך יהיה התהליך.
באיור זה אנו יכולים לראות כיצד יתבצע ניטור הפרויקט. ראשית, קביעת הפרמטרים ומשתני המדידה. לדוגמא, מספר הנעליים שיוצרו או מספר הנעליים שנמכרו. לאחר מכן, עליכם לבדוק איזה סוג נעליים פועלים בצורה הטובה ביותר. מצד שני, עליכם לקחת בחשבון את הטרנדים החדשים המעוררים את עניין הקונה. לבסוף, עליך לבדוק שוב ולנקוט בצעדים מתקנים במידת הצורך.
