תכנון הפרויקט מורכב מתהליך ארגון שיטתי של המשימות השונות שיש לבצע, וכן מהמשאבים הדרושים לביצוען.
תכנון פרויקט, אם כן, מורכב מביצוע תוכנית פעולה לכל שלבי הפרויקט. במובן זה אנו מדברים על ארגון שיטתי מכיוון שהוא דורש לבצע סדרת צעדים. בנוסף, עליך לדעת מה יש לך, או יכול להיות שיש לך, כדי להשיג את הקצוות.
מדוע תכנון הפרויקט חשוב?
כשמעלה משהו שאנחנו לא מצפים ממנו, אלתור יכול להיות אופציה. עם זאת, זה לא רעיון טוב לעשות זאת בעת ניהול פרויקט. אמנם נכון שישנם תהליכים שעשויים להיראות פשוטים, אך רובם כרוכים במורכבות רבה. לכן תכנון אותם הופך לפעילות חיונית.
לכן עלינו להיות ברורים מה אנו רוצים וכיצד אנו רוצים להשיג זאת, כך שאם אנו טועים נוכל לנקוט באמצעי תיקון. קיום תוכנית טובה הוא חיוני כאשר אנו רוצים לפתח רעיון, צורת ייצור חדשה, התקדמות טכנולוגית או כל פרויקט אחר.
כיצד לבצע את תכנון הפרויקט
לאחר מכן נראה את הצעדים שעלינו לבצע כדי לתכנן כראוי פרויקט. בתורנו, עלינו לדעת כי אלה חשובים מכיוון שהם מאפשרים לנו לבנות את הפעילויות ואת הזמן שאנו מקדישים לכל אחת. באותו אופן, אסור לנו לאבד מעין העובדה שהתכנית היא, בתורו, אחד השלבים במימוש פרויקט.
- הדבר הראשון והעיקרי הוא לדעת בדיוק מה אנחנו רוצים: עליך להגדיר את היקף הפרויקט. לשם כך עלינו לדעת את כל הפרטים של מה אנו רוצים להשיג.
- מצד שני, כהשלמה לשלב הקודם, יש צורך לנתח את ההיתכנות: רעיון טוב הוא חסר תועלת אם הוא לא בר-קיימא. המשמעות היא שהפרויקט צריך להיות מסוגל להתבצע בתנאים מתאימים.
- בנוסף, חשוב לדעת מה יהיה התקציב שלנו ואילו משאבים (כולל אנושיים) יהיו לנו: שלב זה של הפרויקט הוא זה שמאפשר למצוא משקיעים, שותפים, משתפי פעולה ואפילו עובדים.
- מצד שני, יש צורך לפרט את תהליכי העבודה השונים: שלב שלישי זה מתייחס להצעה כיצד יושק הפרויקט. עליכם להגדיר מהן המשימות או הפעילויות ואיך יבוצעו. ככל שאנו כוללים פרטים רבים יותר, כך ייטב.
- הערכת התוצאות: כעת יש לתאר כיצד תוצאות הפרויקט ייבדקו ויבודקו. יש צורך לדעת מדדים, פרמטרים או משתנים שיימדדו. שלב זה חשוב להעלות תיקונים ותוכניות מגירה אפשריים.
כל השלבים הללו יסתיימו בהכנת דוח שיהיה תוכנית הפרויקט. מדריך זה יאפשר לכולם לדעת את הדרך, כיצד תעבור אותה ומה תהיה תרומתם.
דוגמה לתכנון פרויקטים
בואו נדמיין שאנחנו רוצים לבצע פרויקט המורכב מהקמת מפעל לשבבי תפוחי אדמה. אימתנו שהשוק דורש את אלו שאכלנו בילדותנו בירידים של העיר שלנו. ובכן, עליכם לרדת לעבודה ולתכנן היטב את הצעדים הבאים.
אנו יכולים לראות שמה שאנחנו עושים הוא לעקוב אחר השלבים לביצוע תכנון הפרויקט. ראשית, אנו מגדירים מה אנו רוצים, מפעל הצ'יפס. בהמשך אנו מנתחים אם זה בר-קיימא, אנו מבצעים בדיקת שוק ואנחנו מאמתים שמדובר במוצר מבוקש. שלישית, התקציב, עלינו לדעת מה אנו זקוקים לייצורם וכיצד אנו מממנים אותו. ואז אנו יוצרים את תהליכי העבודה וכיצד להעריך אותם בעתיד.