תהליך תכנון - מהו, הגדרה ומושג

תכנון הוא השלב הראשון בתהליך הניהולי. התכנון מורכב מהגדרת האסטרטגיות המסייעות להשגת היעדים שנקבעו בעבר.

ביסודו, תכנון הוא כלי המשמש בניהול לקביעת יעדים ולבחירת האמצעים להשגתם. זה מאפשר לעקוב אחר דרך פעולה קונקרטית ומוגדרת. בתכנון תוכלו לקבוע מה ייעשה, כיצד ייעשה, היכן ומתי ייעשה וכמה זה יעלה לנו.

באופן דומה, כלי תכנון זה מאפשר לנו להחליט ברגע הנוכחי מה נעשה בעתיד. תחילה מוגדרת הבעיה, ואז נותח את העבר ומוגדרת התוכנית שעלינו לעקוב אחריה.

תכנון צעדים

ואכן, כל חברה או ארגון קיימים כדי להשיג מטרה ספציפית. לכן, על המשימה להצדיק את הסיבה להיותה של החברה בשלב זה. בעוד שהחזון מציין מה החברה מקווה להיות בעתיד.

לכן, הגדרה ברורה של המשימה, החזון והערכים של החברה קובעת את סוג הלקוחות שהיא משרתת, את המוצרים שהיא מציעה ואת הצרכים שהיא מספקת. התכנון חייב להיות בהתאם להיבטים בסיסיים אלה של הארגון.

השלבים העיקריים שיש לבצע בתהליך התכנון הם:

1. העריך את המצב הקיים

ראשית, הערכת המצב צריכה לכלול ניתוח של הגורמים החשובים ביותר לחברה. גורמים אלה יכולים להיות אינדיקטורים כלכליים, מגמות בשוק, תחרות והמשאבים שיש לחברה.

כלומר, תכנון מתחיל מסביבת הארגון. בכך נקבעת ייעוד החברה ומוגדרים היעדים לטווח הקצר, הבינוני והארוך. מבקש לנצל הזדמנויות ולהימנע מאיומים מהסביבה.

2. הגדרת יעדים ויעדים

שנית, מטרות ויעדים מגדירים את הדברים החשובים ביותר שארגון מקווה להשיג בטווח הקצר, הבינוני והארוך. היעדים חייבים להיות מוגדרים בבירור, ולכן עליהם להיות מציאותיים, מדידים ורלוונטיים לארגון.

כמובן שהיעדים הם הנקודות המשותפות שעבורן כל עובדי החברה חייבים לעבוד. הפיכת נקודות מפתח שמנחות את הפעולות והפעילויות של אנשים

3. הכינו את תוכנית הפעולה

שלישית, אם יש להשיג את היעדים, יש צורך להגדיר תוכנית פעולה. תוכנית הפעולה מציינת את הפעילויות הספציפיות שיש לבצע בכדי לעמוד ביעדים. כמו כן, פעולות קונקרטיות אלה יכולות להיות אסטרטגיות או טקטיקות שיש לבצע בכדי להגשים את מטרות התוכנית.

4. הקצאת משאבים

רביעית, המשאבים הדרושים לביצוע התוכנית יכולים להיות אנושיים, פיננסיים, פיזיים וחומריים. יש להקצות משאבים אלה בהתאם לפעולות או לפעילויות הגלומות בתכנון.

בוודאי שיהיה צורך לארגן משאבים אלה בתהליך התכנון. כמו כן, יש לקיים תהליך בקרה לאורך ביצוע התוכנית.

5. ביצוע התוכנית

חמישית, הביצוע כרוך בהפעלת תוכנית הפעולה. לשם כך, יש צורך להאציל סמכויות, באותו אופן להקצות משימות ואחריות להשגת יעדי התוכנית. לאורך ביצוע התוכנית ניתן לתת משוב לפי הצורך.

6. שליטה

לבסוף, יש צורך בבקרה בתהליך התכנון כדי שניתן יהיה להשיג את היעדים. מסיבה זו יש לתת מעקב אחר אופן ביצוע הפעילויות ואופן השגת היעדים.

עקרונות תכנון

העקרונות החשובים ביותר בתכנון הם:

1. דיוק

מעל לכל, בעת ביצוע תהליך התכנון, יש להבהיר אותו ומדויק ככל האפשר. מכיוון שהתכנית צריכה להנחות את הפעולות הקונקרטיות שיש לבצע. לכן עליו להיות ספציפי ככל האפשר, כך שהוא לא יהיה מפוזר או כללי מדי. באופן זה ניתן יהיה להשיג את היעדים ביעילות וביעילות.

כמו כן, דיוק מונע אלתור או ערפול בביצוע. כדי שהתכנית תעבוד, עליה להתבסס על נתונים אמיתיים ועל חשיבה מדויקת ומדויקת.

2. גמישות

ארגונים, כמובן, משתנים תמיד, ולכן התכנון צריך להיות גמיש כדי להתאים את עצמו בקלות לשינויים. לכן, עליו להיות מסוגל להסתגל לשינויים שעשויים להתרחש לאחר גיבוש התוכנית.

אכן, כל תוכנית חייבת להיות מרווחת של רפיון במצבים בלתי צפויים. מציאת הנחיות פעולה חדשות המאפשרות התאמה למצבים חדשים.

3. אחדות

חשוב לציין שלמרות שלכל מחלקה בארגון מוקצה מטרה או מטרה ספציפיים, התוכנית כולה מכוונת להשגת מטרה משותפת. כלומר, למרות שישנן תוכניות ספציפיות לכל יחידה, יש לתאם את כולם לתכנית כללית.

בהחלט, כולם חייבים להיות משולבים באופן מושלם בכדי להשיג תיאום הולם של פונקציות, משאבים ופעילויות. רק כך ניתן להשיג את היעדים.

4. כדאיות

מצד שני, התוכנית לא צריכה להיות כה שאפתנית שאי אפשר להשיג אותה. אבל לא כל כך אופטימי שנראה שקל מאוד להשיג אותו. מומלץ לבצע את התוכנית תוך התאמה לתנאי ולצרכים של הארגון.

כמובן שהתכנון חייב להיות מציאותי, ולכן יש להכין אותו בהתאם למציאות, עם הניסיון ועם המשאבים שיש לחברה.

תכונות תכנון

המאפיינים העיקריים של התכנון הם:

• זהו כלי המשמש לקבלת החלטות חשובות בארגון.
• תהליך התכנון מבקש לייעל את השגת היעדים.
• היא מבקשת להתאים את היעדים בהתאם לצרכי החברה ולמשאבים העומדים לרשותה.
• הוא מגדיר פעולות קונקרטיות המיושמות ברגע הנוכחי להשגת יעדים עתידיים.
• תכנון הוא תהליך רציונלי ומכוון.

סוגי תכנון

בין סוגי תהליכי התכנון שאנו מוצאים:

1. אסטרטגי

בכל מקרה, תכנון אסטרטגי הוא המגדיר את הנחיות הפעולה של התוכנית הכללית של הארגון. זה מבוצע על ידי המנהלים הבכירים של חברה. זה כולל את החברה כולה, בדרך כלל נקבעים ומוגדרים יעדים לטווח בינוני וארוך.

2. טקטיקה

מצד שני, תכנון טקטי כולל תוכניות ספציפיות לכל יחידה או מחלקה והן כפופות לתוכנית האסטרטגית. מדובר בתוכניות מפורטות מאוד מכיוון שהן מנחות את דרך הפעולה של כל מחלקה. זו הסיבה שזה נקרא גם תכנון פונקציונלי.

לרוב, היא כוללת את התוכנית המפורטת לכל תחום ניהול בחברה ותמיד כפופה לתכנית הכללית של החברה. הם קשורים גם להחלטות לטווח קצר.

3. מבצעית

בדרך כלל מדובר בתוכניות קצרות טווח, הקשורות קשר הדוק לתכנון טקטי. מדובר בפעולות ופעילויות שיש לבצע ברמות הנמוכות ביותר של הארגון העסקי.

באופן זה, התכנון המבצעי קובע כיצד מוקצים משאבים ליישום התוכנית. זהו תכנון לטווח קצר לכל אזור מבצעי. הוא קובע את הצעדים שיש לעקוב אחריהם ואת הזמנים בהם יש לעמוד בהם.

לסיכום ניתן לומר שתהליך התכנון חיוני לחברה כדי להשיג רמה גבוהה של ביצועים. ובכן, באמצעות תכנון מוגדרים היעדים והיעדים שצפויים להיות מושגים. בנוסף, ניתן לבחור באמצעים המתאימים ביותר להשיג זאת. ללא תוכנית, לא ניתן לנהל בצורה מספקת את המשאבים האנושיים, הכספיים והחומריים שבחברה.