אוטומציה של תהליכים כוללת אופטימיזציה של משימות או פעילויות באמצעות תוֹכנָה. תהליכים אלה חייבים להיות יעילים, להפחית עלויות וזמני ביצוע.
כלומר, המשימות הכפופות לאוטומציה הן בדרך כלל פעילויות ידניות חוזרות ונשנות לביצוע. לכן, אלה הנחשבים לדינמיים או הדורשים סוג כלשהו של התערבות אנליטית מתקדמת מדי אינם ניתנים לאוטומציה.
ניתן לסכם את התהליך בו חברה יכולה להמיר משימה ידנית למשימה אוטומטית:
אוטומציה של תהליכים היא שם נרדף ליעילות במונחים כלכליים, אך היא מניחה גם ירידה של מספר רב של מקצועות שעם הזמן הולכים ונעלמים.
יתרונות וחסרונות אוטומציה של תהליכים
סביב אוטומציה של תהליכים ישנם מספר יתרונות וחסרונות, תלוי בנקודת המבט.
אם אנו רואים זאת מנקודת מבט כלכלית ועסקית בלבד, יתרון להשיג יעילות רבה יותר מכיוון שהדבר מוביל להפחתת עלויות. המשמעות היא שבשוק של תחרות מושלמת ניתן לתת הפחתת מחיר במוצר או בשירות המוצע.
מצד שני, מנקודת מבט חברתית ואנושית, אוטומציה של תהליכים תביא לכך שמקצועות מסוימים מפסיקים להתקיים או שכשלא בכך, יש להם פחות רלוונטיות.
על מנת לאזן בין היתרונות והחסרונות מוצגים היתרונות הבאים:
- הפחתת עלויות וזמני ביצוע המשימות.
- עלייה ביעילות העסקית ובפרודוקטיביות.
- דיגיטציה וניטור ספציפי של אחד או יותר מהתהליכים.
- צמצום טעויות ממוצא אנושי.
- יצירת משרות מתמחות בתחום.
אם ניקח בחשבון את היתרונות, לא נראה כי לאוטומציה של תהליכים יש כל נכות, אך האמת היא שיש לה כמה חסרונות שיש לקחת בחשבון:
- יתכן שתזדקק להשקעה ראשונית חזקה.
- הופעה או הדגשת הסיכון הטכנולוגי בחברה.
- קיום אפשרי של שגיאות שרשרת.
- הרס משרות בסיסיות.
נקיטת איזון בין היתרונות והחסרונות, אם נצפה בפעמים קודמות ברמה היסטורית אנו יכולים להגיע למסקנה כי אוטומציה של תהליכים עולה בקנה אחד עם התקדמות טכנולוגית בלתי ניתנת לעצירה. כמו במקרה של הרכב והסוס, למרות שמראה הרכבים סיים כלכלה המבוססת על הובלת סוסים, הרכב איפשר לבצע כמעט את אותן המשימות בצורה יעילה יותר.
לכן החליפו מאמנים במכונאות, ודוכני קש לתחנות דלק. במילים אחרות, התקדמות מבוצעת היטב מביאה עמה גידול בעושר החברתי.
דוגמאות לאוטומציה של תהליכים
בהתאם לתחום או לתחום המקצועי, אוטומציה של התהליך בוצעה בדרכים הבאות:
- שיווק: מה שמכונה 'אוטומציה שיווקית', הוא האוטומציה המופעלת על מכלול תהליכי הנתונים הקשורים לצרכנים. בדרך כלל במחלקות השיווק הם משמשים כמפתח כדי להבין ולצפות התנהגויות צרכניות. יישומים אחרים הם שליחה המונית של מיילים מפולחים באופן אוטומטי, במקום לשלוח אותם באופן ידני.
- לְמַמֵן: במימון, אוטומציה של תהליכים עובדת בעיקר עם מגמות המחירים בשוק המניות או, אם מתאים, עם חשבונאות פנימית של החברה עצמה. דוגמאות לכך הן מכירת מוצרים פיננסיים באופן אוטומטי במחיר מסוים.
- תַעֲשִׂיָה: זהו תחום שבו בדרך כלל משודרגים עדכונים וטכנולוגיות מוקדמים. הסיבה נעוצה באופי הנפח הגבוה של המכירות. כלומר, חיסכון קטן או הפחתה של עלות ספציפית בפס ייצור גדול פירושו חיסכון גדול. הסיבה לכך היא שהדבר יחזור על עצמו פעמים רבות ככל שהתהליך יבוצע, ולכן זה יהיה כרוך בא יתרון תחרותי לעומת מתחרים שיהיה להם פחות מרווח.
לסיכום, מדובר בכמה מהסקטורים שעשויים להיות מעורבים באוטומציה של תהליכים, אך לא כולם חייבים להיות מקושרים לדיגיטל והטכנולוגי.
דוגמה לכך הן אסטרטגיות או מתודולוגיות זריזות, שהן תהליכים המנחים וקובעים כללים המשפרים את התקשורת והתהליכים ברחבי העולם הון אנושיכלומר סביב צוות החברה.
